Règlement interieur, fiche d'inscription et statuts

Pour vous inscrire, veuillez remplir la fiche d'inscription :
- au format .pdf et à imprimer ;
- ou bien celle au format .docx que vous pouvez renvoyer une fois remplie à l'adresse mail de l'association : association.alesia arobase gmail.com. Si vous choisissez cette seconde option, merci d'en avertir le président actuel de l'association (Éric) par message privé.

Il vous est également demandé de prendre connaissance des statuts de l'association (cliquez) ainsi que de son Règlement intérieur :

Règlement intérieur de l'association ALESIA

Article 1

Le montant de la cotisation annuelle est fixé à 20 € (vingt euros) pour une inscription commençant le 1er septembre jusqu’au 30 juin de l'année suivante, quel que soit le type ou le nombre de sessions auxquelles le membre de l'association participe. Pour les personnes s’inscrivant à partir du 1er février, la cotisation à payer est de 10 € (dix euros). Cette cotisation ne pourra pas faire l’objet d’une réduction quelconque.

L'âge minimum est fixé à 13 ans.

L’inscription d’un membre est définitive à réception d’un dossier complet validé par un membre du Conseil d'administration (fiche et cotisation d’inscription) et sous réserve de validation par le Conseil d'administration pour les cas prévus par les articles 6, 10.4 et 10.5 des statuts. Le membre doit accepter le présent Règlement intérieur et les statuts de l'association.

Il est possible de bénéficier d'une cotisation familiale, pour un supplément de 10 € (dix euros), pour que toute personne de la famille du membre puisse s'inscrire gratuitement. Les mineurs de la famille du membre sont placées sous sa responsabilité.

Les personnes n'ayant jamais été inscrites à l'association ont le droit à 3 (trois) « sessions d'essai » durant lesquelles elles peuvent venir et utiliser le matériel de l'association, à condition d'avoir accepté le présent Règlement intérieur et que les membres du Conseil d'administration présents sur place les jours concernés donnent leur accord. Les personnes acceptées en « sessions d'essai » sont qualifiées d'invitées, et sont placées sous leur propre responsabilité une fois le Règlement intérieur accepté.

Il ne sera pas obligatoire de s’acquitter de la cotisation d’adhésion à l’association pour pouvoir participer aux diverses manifestations organisées par celle-ci. Cependant, seuls les membres de l'association peuvent utiliser pleinement les fonctionnalités des locaux, décors et outils informatiques de l'association (forum, canal Discord…).

Pour toutes les activités payantes organisées par l'association, le règlement s’effectue selon les modalités fixées par les organisateurs desdites activités.

Article 2

Les membres du Conseil d'administration se réservent le droit d’annuler toute manifestation, s’ils jugent que les conditions de sécurités ou humaines ne permettent pas de les réaliser dans les conditions optimales.

Les membres du Conseil d'administration se réservent le droit d’éconduire d’une manifestation toute personne dont le comportement altérerait le confort et la sécurité d’autrui, sans que les frais d’inscriptions ne lui soient remboursés.

Article 3

Le bon fonctionnement de l’association et de ses outils informatiques est synonyme de respect, politesse, rangement collectif en fin de parties, fair-play, ménage en fin de journée etc., bref, de savoir-vivre en communauté. Ce savoir-vivre est à appliquer tant aux membres et invités, qu’au matériel, local et voisinage. À ce titre, toute personne s'inscrivant sur le forum Internet de l'association et ne se présentant pas dans la section idoine verra son compte supprimé au bout d'un mois. Les comptes du forum seront supprimés au bout d'un an d'inactivité.

Toute attitude non respectueuse pourra entraîner une sanction (avertissement, exclusion temporaire ou définitive de l’association). Si une telle attitude a lieu durant une session de jeu, une exclusion temporaire d'une journée peut être prononcée par les membres du Conseil d'administration présents durant cette session.

L'association ALESIA organise parfois des événements spéciaux : journées consacrées à la réalisation ou la réparation de décors, tournois, etc. (liste non exhaustive). Il est exigé, au titre du bon fonctionnement de l'association, que chaque membre participe à l'organisation de ces événements à raison d'au moins une journée (ou deux demi-journées) dans l'année.

L'association dispose d'un four à micro-ondes, d'un frigo et d'un service de buvette. Les membres et invités sont priés de respecter les points suivants concernant le micro-ondes et le frigo :
   - apporter un récipient adapté pour stocker et faire réchauffer les aliments ;
   - utiliser la cloche de protection lorsque un plat réchauffe au micro-ondes ;
   - nettoyer le four et la cloche après utilisation (éponge et liquide vaisselle sont à disposition) ;
   - aucun plat à forte odeur (parce que le local est difficile à aérer et qu'il en va du confort de tous) ;
   - faire la vaisselle après le repas et mettre les éventuels détritus dans la poubelle ;
   - récupérer les plats dans le frigo en partant.

Les contrevenants n'auront (entre autres) plus le droit d'utiliser le four à micro-ondes.

Lorsqu'un membre ou un invité souhaite se servir de la buvette, il lui faut mettre 50 (cinquante) centimes d'euros dans la caisse pour pouvoir ensuite prendre une boisson ou un snack. D'autres denrées pourront être disponibles à certains moments de l'année, comme des glaces lors des mois de mai ou de juin. Aucune boisson alcoolisée ne sera disponible à la buvette.

Aucun système d'ardoise ou de crédit ne sera mis en place. Les membres et invités sont priés d'avoir de la monnaie. Un règlement avec un billet ne peut se faire qu'avec l'accord du Trésorier ou du Président - et donc, en leur présence.

Le Trésorier (ou le Président en cas d'absence du Trésorier) se charge de faire les comptes régulièrement. La buvette doit s'auto-financer, et le Conseil d'administration utilise les fonds de la buvette pour la réapprovisionner. Les membres sont invités à proposer des boissons ou snacks afin de varier les denrées proposées.

Le thé et le café restent à disposition gratuite. Il est toutefois demandé aux membres et invités de faire attention en utilisant la bouilloire et la cafetière, de nettoyer s'il le faut ces ustensiles, et à signaler un éventuel manque de produits au Conseil d'administration.

Par ailleurs, un sac poubelle sera mis à disposition toutes les sessions pour l'ensemble des membres et invités. Il faudra l'amener dans le local à poubelles le soir en quittant les lieux. Du sopalin, une balayette et une pelle se trouvent également dans le local de stockage afin que chacun puisse nettoyer avant de quitter les lieux.

Article 4

Les locaux utilisés par l'association sont prêtés à titre gratuit par la municipalité d'Antony. Par conséquent, l'utilisation ou la consommation de produits illégaux ainsi que tout comportement ou activité susceptible de faire perdre la jouissance de ces lieux ou gêner les membres présents pourra être interdite sur simple décision du Conseil d'administration ou de ses membres présents sur place lors d'une session. Cette disposition concerne l'intérieur des locaux comme leurs abords immédiats.

Article 5

L'association ne pourra pas être rendue responsable des conséquences de blessures dues à l'utilisation de matériel lié au modélisme.

Article 6

À chaque session, l’association prête du matériel de jeu à ses membres (tables, décors, dés, cartes, règles, gabarits…), qui en ont alors la responsabilité jusqu'à restitution.

Un membre peut emprunter du matériel du jeu pour l'emmener hors de l'association et s'en servir lors d'un usage externe sous réserve que les membres du Conseil d'administration présents valident cet emprunt. Tout emprunt doit être noté dans le cahier d'emprunt.

Les membres peuvent prêter leur propre matériel de jeu aux autres membres de l’association qui en auront, dès lors, la charge et la responsabilité, jusqu’à restitution. L'association décline toute responsabilité en cas de prêt et d'emprunt entre membres.

Le matériel de jeu, propriété des membres ou de l’association, laissé à la libre utilisation, se doit d’être identifié afin d’en connaître le propriétaire.

Les éventuelles dégradations du matériel de jeu prêté à un membre par l'association ou un autre membre seront à la charge du membre emprunteur qui réparera ou remplacera les éléments en question.

Article 7

Le siège social de l'association ALESIA est Antony (92160). Son adresse de gestion est : 10 avenue Manin 92160 Antony.

Mise à jour du règlement intérieur.

Les points suivants ont été modifiés le 21/02/2020 :
- articles 1, 1bis et 1ter fusionnés pour plus de clarté, quelques précisions ajoutées, disparition de la cotisation avec les Grenadiers de l'Essonne, changements de tarifs de cotisation. Ces nouveaux tarifs entreront en vigueur à partir de septembre 2020. D'ici là, nous gardons ceux inscrits sur la fiche d'inscription de cette année (2019-2020) ;
- dans l'article 2, le CA a été fixé à 8 membres pour la prochaine année (2020-2021) ;
- articles 3, 5, 6 et 7 remaniés pour plus de clarté/cohérence ;
- article 4 transformé pour ajouter le fonctionnement de la buvette, du frigo et du micro-ondes ;
- article 8 transformé pour ajouter le fonctionnement des achats/ventes par l'association ;
- l'article 9 est l'ancien article 8.
Pour plus de clarté, des titres ont été ajoutés aux différents articles.

Si vous avez des remarques ou des questions, n'hésitez pas à contacter l'un de membres du CA - ou directement moi-même - par mp.

Mise à jour du 7/09/2020 : Protocole sanitaire à respecter pendant la durée de la crise du COVID-19.


Différentes situations comportent des risques de propagation du virus :
- le contact physique entre deux membres ;
- la manipulation des décors et du matériel de jeu ;
- l'installation des tables de jeux, et la circulation autour d'une table ;
- le prêt de matériel de jeu entre joueurs ou par l'association ;
- la prise de repas sur site, et l'utilisation de la buvette.

Afin de limiter les risques de propagation du COVID, ALESIA s'est doté de gel hydroalcoolique, de lingettes désinfectantes et de virucide (norme EN 1447). L'association également demande à ses adhérents, ainsi qu'aux visiteurs et joueurs invités, de respecter le présent protocole sanitaire durant la totalité de la période de crise sanitaire, en complément des gestes barrières.

Ce protocole pourra être modifié en fonction de l'évolution de la crise sanitaire.

Dans la suite de ce document, les termes « adhérent » ou « membre » englobent également les visiteurs et les joueurs invités.

En fonction des salles disponibles pour les sessions de jeux, la capacité d'accueil d'ALESIA pourra être limitée. Cette précision sera donnée par le Conseil d'Administration (CA) de l'association sur le forum internet d'ALESIA dès que le planning des salles du centre André Malraux sera connu. Les adhérents devront respecter cette limite.

1. Masques - Aucun adhérent ne sera admis sans son masque. Le masque devra être porté pendant toute la durée de l'activité, et changé au bout de 4 (quatre) heures s'il le faut.

2. Arrivée du membre du CA ayant les clefs – À son arrivée, le membre du CA ayant les clefs se doit de désinfecter, avec des lingettes et/ou du virucide, tous les points de contacts lorsqu'il ouvre le local de stockage et les armoires. Ces dernières seront laissées ouvertes (sauf l'armoire administrative, accessible uniquement pour les membres du CA qui devront veiller à sa désinfection après chaque utilisation).

3. Arrivée et départ des adhérents – À son arrivée dans les locaux d'ALESIA, tout adhérent doit se laver les mains soit avec du gel hydroalcoolique, soit avec du savon (aux sanitaires du centre André Malraux). Une fois cela fait, l'adhérent remplira le cahier de présence à la date de la session de jeux (nom, prénom, heure d'arrivée – et pour les non membres : date de naissance, numéro de téléphone).

Lorsqu'un adhérent quitte les locaux, il doit se laver les mains avec du gel hydroalcoolique ou du savon, puis signer le cahier de présence et indiquer l'heure de son départ.

Avant de quitter les locaux en fin de session, les adhérents présents désinfectent tous les points de contacts (poignées de portes, armoires, stylo du cahier de présence, etc.) avec des lingettes et/ou du virucide.

4. Fenêtres/Portes – Les adhérents doivent s'assurer tout au long de la journée que des fenêtres sont régulièrement ouvertes, pour permettre une bonne ventilation de la salle. Le cas échéant, les adhérents laisseront des portes donnant sur l'extérieur ouvertes pour assurer une bonne ventilation d'une salle dont peu de fenêtres s'ouvrent.

5. Installation et rangement des tables – Avant d'installer ou de ranger une table de jeu et des décors, chaque adhérent doit se laver les mains avec du gel hydroalcoolique ou du savon.

À la fin de la partie, les adhérents devront désinfecter la table de jeux avec des lingettes et/ou du virucide, puis ranger le matériel de jeu s'il n'est plus utilisé.

Compte-tenu de leur fragilité à la javel, les décors et tapis de jeux ne peuvent pas être désinfectés par des lingettes ou du virucide. Ainsi, après avoir installé ou rangé une table et des décors, chaque adhérent a l'obligation de se laver les mains avec du gel hydroalcoolique ou du savon.

6. Distanciation et tables de jeux – Les adhérents doivent se tenir à au moins 1 (un) mètre de distance les uns des autres (4 m² d'espace par adhérent). Par conséquent :
- les adhérents ne peuvent pas se serrer les mains pour se souhaiter bonne chance ou pour remercier leurs adversaires pour la partie jouée ;
- lorsqu'un adhérent doit changer de côté de table de jeu pour observer la disposition des décors et des figurines, son adversaire s'écarte ;
- les tables de jeux multiples ne peuvent se tenir que si la table de jeu permet cette distanciation (pas de duo de joueurs d'un même côté de la table, par exemple) ;
- les tables de jeux doivent être disposées avec assez d'écart pour s'assurer que chaque adhérent puisse circuler autour de sa table en respectant la distanciation. Cela peut limiter le nombre de parties possibles en fonction de la salle utilisée, et sera précisé sur le forum internet d'ALESIA lorsque le planning des salles sera connu.

7. Prêt et manipulation de matériel – Un adhérent doit, autant que possible, éviter de manipuler le matériel d'un autre (dés, mètres, figurines, jetons, gabarits…) durant une partie. Quelques exemples (liste non exhaustive) :
- un adhérent ne déplace pas du jeu une figurine de son adversaire, mais le laisse le faire lui-même ;
- un adhérent ne manipule pas les dés de son adversaire, ni les jetons placés par l'adversaire sur la table de jeu.

Un adhérent peut prêter à un autre, avant une partie, du matériel de jeu. L'adhérent devra se laver les mains avec du gel hydroalcoolique ou du savon avant de prêter le matériel, et désinfecter le matériel avec des lingettes et/ou du virucide – sauf le matériel fragile à la javel, comme les tapis, les décors, les figurines… L'emprunteur devra se laver les mains avec du gel hydroalcoolique ou du savon avant de prendre le matériel, et après l'avoir rendu. Il désinfecte avec des lingettes et/ou du virucide le matériel prêté au moment de le rendre – sauf le matériel fragile à la javel, comme les tapis, les décors, les figurines…

L'association ALESIA peut prêter certains matériels (dés, gabarits, mètres) à condition que l'adhérent se lave les mains avant de les emprunter, signe le cahier d'emprunt (nom, prénom, matériels, date, heure de prêt, heure de rendu) et les désinfecte avec des lingettes et/ou du virucide au moment de les rendre.

8. Buvette payante – La buvette payante (boissons sucrées, jus de fruits, snacks, etc.) ne sera pas ouverte tant que les conditions sanitaires ne le permettent pas.

9. Repas sur site/Cafetière/Bouilloire – En fonction des conditions (taille de la salle, accord de la Mairie, évolution des conditions sanitaires etc.), deux options sont à considérer :
a) interdiction d'utiliser les équipements d'ALESIA pour prendre un repas sur le site (frigo, micro-ondes…) ;
b) permission d'utiliser les équipements d'ALESIA pour prendre un repas sur le site. Dans ce cas, chaque adhérent doit se laver les mains avant et après le repas. Il doit également désinfecter les équipements utilisés (micro-ondes, frigo, cafetière, bouilloire…) et faire sa vaisselle (des éponges et du produit vaisselle sont mis à disposition par l'association). Chaque adhérent doit veiller à respecter une grande distanciation pendant son repas, et n'enlève son masque que pour la durée de son repas.

L'utilisation de la cafetière et de la bouilloire est soumise au même protocole.

Le CA d'ALESIA précisera aux membres sur place et sur le forum internet l'option possible pour chaque session de jeux.

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Pour l'instant, la Mairie nous recommande de prendre les repas à l'extérieur du centre André Malraux.

Cela fait un petit moment que c'est le cas, mais je ne l'avais jamais précisé ici : le PRA n'est plus en vigueur, même s'il faut rester vigilant.