Compte-rendus des AG/AGE et réunions CA

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Compte-rendus des AG/AGE et réunions CA

Message par Admin le Ven 20 Juil - 16:33

CR AGE 28/09/13

Spoiler:

PV ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE

En date du 28 Septembre 2013 à 11H00 ;

Conformément à la demande exprimée par la majorité des membres présents à l'assemblée générale en date du 29 Juin 2013, étaient présents physiquement:

  • M. Christophe FISCHER
  • M. Adrien POMELLET, Trésorier de l'association
  • M. Matthieu ROUAUX
  • M. Alexandre VAUTRAIN
  • M. Aurélien BOILLETOT
  • M. Fréderic JOULIA, Secrétaire de l'association
  • M. Chin Vec QUACH
  • M. Eric JOUSSET
  • M. Thierry MASSE
  • M. Vincent CAZABAN
  • M. Thomas RODRIGUEZ


et par procuration:

  • M. Kevin BERTHOLOM, procuration donnée à M. Fred JOULIA
  • M. Alexandre POMIER, procuration donnée à M. Fred JOULIA
  • M. Florent MARBACHE, procuration donnée à M. Thomas RODRIGUEZ


présidés par M. Guilhem ITIE, en sa qualité de Président de l'association pour soumettre à l'ordre du jour:

  • Nomination du Conseil d'Administration et du bureau pour 2013-2014
  • Mise à plat des statuts juridiques


Aucune personne présente n'a souhaité rajouter un point à l'ordre du jour.

-

* En  premier point, il a été validé la composition du Conseil d'Administration de l'association ALESIA à dix membres. Ce conseil est composé de:

  • M. Christophe FISCHER
  • M. Adrien POMELLET
  • M. Matthieu ROUAUX
  • M. Alexandre VAUTRAIN
  • M. Aurélien BOILLETOT
  • M. Fréderic JOULIA
  • M. Vincent CAZABAN
  • M. Florent MARBACHE
  • M. Guilhem ITIE
  • M. Thomas RODRIGUEZ

pour une durée d'un an reconductible.

-

* Il a alors été rappelé qu'en sa qualité de membre du CA, M. Florent MARBACHE est considéré comme Gestionnaire et doit pouvoir jouir des mêmes droits.
Cela a été accepté à l'unanimité.

-

* Après les débats, Il a été décide que les membres du CA se réuniront tous les trimestres avec une première date en décembre.
Cela a été accepté à la majorité.

-

* Il a aussi été décidé que les choix d'amélioration de l'association (projets, achats supérieurs à 50€ et autres cas à définir, hors "session .5") seront traités de la sorte:

  • Création d'un sujet de discussion suite à l'émission de l'idée pour une durée d'une semaine où membres du CA et Gestionnaires peuvent débattre.
  • A la fin de cette semaine, un vote est créé, pour une durée de trois jours où seuls les membres du CA peuvent voter. Un e-mail sera envoyé à cet effet pour ces derniers. Ces votes (par "oui" ou "non" seulement) seront publics pour vérifier leur bon fonctionnement.
  • Une fois les trois jours passés, le vote sera clos et la décision adoptée.


La décision d'acceptation ou de rejet de la proposition sera adoptée à la majorité absolue des votants. S'il n'est pas en mesure de connaitre le résultat (cinquante pourcents pour chaque choix possible), une Assemblée Générale Extraordinaire pourra être organisée dans les plus brefs délais si plus de soixante six pourcents des votants (sept personnes) ou le Président sont d'accord, ou un vote sera de nouveau organisé ou il n'y aura pas de modification.
Une demande d'AGE reste possible à n'importe quel moment, avec les même validations.

-

* Enfin, il a été procédé au vote des membres du bureau de l'association. Suite à ces votes:

  • M. Guilhem ITIE reste Président de l'association ALESIA
  • M. Christophe FISCHER devient Vice-président de l'association ALESIA
  • M. Adrien POMELLET reste Trésorier de l'association ALESIA
  • M. Aurélien BOILLETOT devient Vice-trésorier de l'association ALESIA
  • M. Thomas RODRIGUEZ devient Secrétaire de l'association ALESIA
  • M. Vincent CAZABAN devient Vice-secrétaire de l'association ALESIA

pour une durée d'un an reconductible.

-

* L'ordre du jour étant épuisé, la séance fut levée.

Procès verbal rédigé en date du 30 Septembre 2013 par M. Thomas RODRIGUEZ, en sa qualité de Secrétaire.
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-----------------
CR AG 29/06/13


Spoiler:
Rappel de l'ordre du Jour :
1. Gestion globale
- Les locaux
- Nommage (+ ou -) gestionnaires
- Point sur les comptes de l'assoc (Bilan financier rapide à prévoir par Adrien/Aurélien)
- Les horaires et la fréquence des sessions Alesia.
- Buvette

2. Organisation des activités
- Organisation interne générale (gestion et responsables de projets)
- Gestion des sessions (responsable & responsabilité & clés, encadrement des membres)

3. Point sur les activités ALESIA
- Bilan/point des activités et achats passés/en cours
- Proposition/anticipation activités futures
- Evenementiel & Tournoi (+ Orly)
- Projets décors-armées 2012-2013
- Achats à prévoir et a faire avec surplus € assoc


>A faire :
Au niveau des Locaux :
RAS

Niveau Comptes,
# Il faudrait voir pour mettre en place une possibilité de paiement des cotisations par virement ; RIB à télécharger sur le site de la Poste et mettre en ligne sur ALESIA. (Action Adrien/Aurélien)

Au niveau des Sessions,
# Il a été décidé de faire un 5eme jeu de clés (Action Ken), et de donner aux 3 personnes suivantes un Jeu de clés de maniere fixe : Ken, Thierry, Matthieu, car habitant à côté et étant assez disponibles. Les 2 jeux supplémentaires seront passé à 2 des 3 Responsables des sessions suivantes (comme actuellement). FAIT
# Il a été émis l’idée de réfléchir à un moyen d’identifier plus facilement les 3 Responsables de Session (Action Thomas)
# Il a été émis l’idée de retenter de faire un Trombi (Action Thomas)

Niveau Rangement,
# Il faudrait voir pour agrandir l'armoire bleu non optimisé pour son utilisation et donc chercher pour une nouvelle armoire ‘blindée’ (Action Kikin’enveut)

Niveau Evenements,
# un tournoi 40K est prévu à la rentrée 2013 (Action CZB)
# Une possibilité d’Interclub des environs est à étudier (Action Kikin’enveut)

Niveau Décors,
# Il a été émis l’idée de faire des sessions de peinture de décors (Action Mathieu C.)
# Il a été également émis l’idée de faire des concours de peinture de décors, pour motiver les membres à peindre les décors d’ALESIA (Action Kikin’enveut)

Niveau Buvette,
# le solde de la Buvette sont à réintégrer aux comptes de l’association (Action Adrien/Aurélien).
Les achats pour la buvette seront effectués ou remboursés par l'association. Un bilan de l'argent liquide disponible après chaque session suivi d'un dépôt serait souhaitable.

Niveau Statuts de l’association :
# Création d'une enquête de satisfaction (Action Thomas), pour connaître l’avis des membres inscrits ayant cotisé, mais peu présents lors des sessions ou qui ont quitté l’association en cours d’année; ceci nous permettra de mieux comprendre les attentes des membres (Squelette de l'enquête disponible en gestion & envoyés à tous les membres)

Nota hors AG à faire :
Nota 2 : Faire une fiche à scotcher sur la porte de la grande salle : "Nourritures et boissons interdites dans cette salle." (Action Fred/Thomas)

>Fait :
Spoiler:

Au niveau des Locaux :
A faire remonter à la mairie (Action Mail Guilhem):
# Les ampoules des toilettes sont souvent non fonctionnelles et ne sont pas changées.
# La porte de la petite salle est trop souvent laissée grand ouverte par d’autres associations
# ALESIA réitère sa demande pour avoir accès à l’un des Boxes de la petite salle
# ALESIA voudrait savoir s’il y avait une possibilité d’avoir une salle plus grande, même à long terme, si possible jusqu’à la la fin du chantier des nouveaux locaux associatifs, si non une salle à disposition dans ces nouveaux locaux.
# Est-il prévu de mettre un système de bache ou revêtement anti-UV sur le dôme en PVC des salles? Car cela chauffe enormement la salle et devient vite insupportable
# ALESIA souhaiterait disposer des locaux le vendredi soir, sur le même modèle, par exemple, que le samedi soir actuellement.
Rappel du modèle pour le samedi, daté du 07 Décembre :
“Bonjour Monsieur,
Je vous autorise à continuer occasionnellement vos activités jusqu'à 23 h.
Je vous demande bien sûr de respecter le sommeil des voisins et de ne pas prolonger vos conversations à l'extérieur… peu de chance en hiver !
Bien cordialement
Anny LEON”
Fait.

Niveau Comptes,
RAS

Au niveau des Sessions,
# il a été décidé, sous réserve d’acceptation de la Mairie, de modifier les horaires d’ouverture ainsi que des temps de Jeu.
Le nouveau timing souhaité est : 10-14 /14-17 / 17-19
(Action Guilhem pour demande ouverture à 10h au lieu de 11h)
Fait
# Il doit être précisé, dans leurs rôles, que les Responsables doivent ouvrir au moins 5 minutes avant le début de session les locaux. (Action Fred/Thomas) Fait
# Faire une demande sur le Forum pour trouver les Resp. de Sessions de l’année 2013-2014 (Action Fred/Thomas) Fait

Niveau Rangement
# les membres souhaiteraient pouvoir mettre une 3ème armoire dans la Grande Salle, pour plus de facilité d’utilisation lors des Sessions de Jeu.
Il faudrait envoyer un mail à l'association "Danse avec Elena" pour avoir son accord (Action Fred/Thomas)
Fait
Il faudrait également mailer, si nécessaire, la Mairie pour avoir son accord (Action Guilhem)


Niveau Gestion,
# création d’un Topic “BlackList” pour tracer les personnes ne rangeant pas ou rangeant sans soin les décors/tapis & table de jeu. (Action Fred/Thomas)
Au premier rappel, un MP lui sera envoyé et son nom rajouté au fichier.
Au deuxieme rappel, une exclusion de 2mois des locaux sera mise en place
Fait


Niveau Evenements,
# Une journée 40K interclub est prévue en Juillet (Action Thomas) Annulé
# La démonstration rémunérée à Orly de Decembre est approuvée, 3 tables (1 Mordheim et 2 de 40K) pour 200€. A transmettre aux organisateurs de l'évènement.
Les personnes faisant la démonstration sont les seules habilitées à décider des démos, tant qu’elle ne nécessite pas d’investissement financier de la part de l’association Alesia. (Action Fred) Fait


Niveau Statuts de l’association :
# Il a été décidé d’organiser une AG Extraordinaire mi septembre (pour permettre le plus grand nombre de participant), ouverte à tous les membres de l'assoc (Membres inscrits durant l'année 2012-2013) (Action Fred/Thomas), avec à l’ordre du jour (non exhaustif) :
- Mise à plats des statuts juridiques (conseil d'administration, bureau de 6 membres, etc...)
- En application des statuts actuels, élection d’un conseil d’administration composé de 6 à 12 membres. Ce conseil d’administration choisira ensuite en son sein les membres du bureau
- La convocation à cette AG Extraordinaire contiendra un appel à candidature pour siéger au conseil d’administration, tout membre actif majeur inscrit durant l’année 2012-2013 et souhaitant se réinscrire pour 2013-2014 étant éligible
- Le bureau actuel est reconduit jusqu'à cette AG Extraordinaire
- Si applicable, création d'un comité (Conseil d'administration?) constitué de membre(s) d'honneur n'ayant plus de rôle dans le bureau mais pouvant donner un veto sur une décision du bureau. (Nota : Très compliqué à gérer : Qui mettre dans ce comité : Fondateurs, Anciens membres du bureau? Est-ce qu’un seul membre d’honneur peut bloquer, ou est-ce que c’est le comité constitué de tous ces membres qui peut bloquer après vote à la majorité?)
- Etc...


Nota hors AG à faire :
A faire niveau Sessions quand nouveau planning fait : (Action Fred)
Vu que poste ouvert à tous, rapatrier les Topics utiles aux Reponsables Session dans le forum "Sessions ALESIA".
Cela comprend Topics en Gestion (Gestion Clé, Nomenclature Topic, Planning), Topic en Information (Planning), etc...
+
Il faudrait que les personnes disposant toujours d'un jeu de clefs soient bien identifiables, et que leurs numero de telephone soient mis à disposition sur le forum (à voir).
Fait.



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>Sans action:
Au niveau des Locaux :
# Pas de nouveaux gestionnaires nommés au cours de la réunion. Il est soulevé que ce rôle n’existe pas dans les statuts de l’association, mais qu’il peut être résumé par “membre actif disposant d’un pouvoir consultatif dans les décisions prises par le bureau et/ou conseil d’administration”

Niveau Comptes,
# avec 46 membres inscrits, il nous reste 336€ après dépenses de l’année. Somme gardée en totalité pour pouvoir payer les frais fixes d’assurance et de gestion compte de l’année prochaine.
Les achats principaux cette année ont été : 8 Tables support chez Carrefour, 2 Tables de jeux GW, 3 Tapis Zuzzy, 2 Tables de jeu modulable SWM.
Details : Environ 2/3 des membres en début d'année (à 30 euros), 1/3 en cours d'année (à 20); passage de 42 à 46 membres, peu de nouveaux donc.
84 Euros de frais de compte;
192 d'assurance;
Il est souhaitable de garder une provision de 300 euros.
Il faut également éviter de jouer sur les cotisations qui constituent la base de revenus de l'association (ie : ne pas proposer des reductions de cotisation, même sous certaines conditions).

# Il a été également décidé de passer à 3 le nombre de Resp. de Sessions, sur le modele de 1 Responsable principal et 2 Responsables suppléants.

Au niveau des Sessions,
# Reconduction du non libre accès au matériel type Reglette/Mettre ruban/Dés/Livres de regles hors Journée événementielle spéciale.

Niveau Rangement
RAS

Niveau Gestion,
# Il a été décidé que pour une décision d’achat >200€, ou pour une décision jugée importante, une réunion rapide devra être faite en session par les Gestionnaires, pour décider, et non plus décision prise sur le forum.

Niveau Evenements,
RAS

Niveau Décors,
# il a été décidé de geler les achats de décors jusqu’à nouvel ordre, pour se concentrer sur la peinture des nombreux non peints.


Niveau Buvette,
# Une fois la gestion de la buvette rétablie (personne gérant + carte), la réouverture de la buvette sera faite et se fera toutes les 2h (10h-12h-14h-16h-18h ou 11h-13h-15h-17 si impossibilité d’ouvrir à 10h), pendant 5minutes (avec annonce orale), sous la surveillance d’un Responsable de Session, qui sera responsable des ventes et encaissements.


Niveau Statuts de l’association :
# A noter que plusieurs membres présents ont pointé du doigt le peu de présence de membres du bureau lors des sessions, et en particulier certains ont précisé ne pas savoir qui etait le président de l’association.
# Il est soulevé que le rôle de “Gestionnaire” n’existe pas dans les statuts de l’association, mais qu’il peut être résumé par “membre actif disposant d’un pouvoir consultatif dans les décisions prises par le bureau et/ou conseil d’administration”


Dernière édition par Admin le Jeu 9 Aoû - 10:09, édité 1 fois

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Re: Compte-rendus des AG/AGE et réunions CA

Message par Admin le Ven 20 Juil - 16:33

CR "Matinée de formation Association" 30/11/13

Spoiler:

Thomas & Alexandre a écrit:
COMPTE RENDU "Matinée de formation Association"

En date du 30 Novembre 2013 à 09H00 ;

Sur invitation de Mme Annie LEON, Conseillère municipale, pour une demi-journée de formation, furent présent ce jour là:
- M. Christophe FISCHER, Vice-président de l'association ALESIA
- M. Alexandre VAUTRAIN, Représentant du CA de l'association ALESIA
- M. Thomas RODRIGUEZ, Secrétaire de l'association ALESIA

Pour rappel des thèmes abordés:
- Obligations légales sur les structures
- Organisation, Moyens, Financements, Partenariats associatifs et Comptabilité
- Personnel salarié ou bénévole, assurances, code du travail.

Résumé des obligations et points important évoqués pouvant concerner l'association ALESIA:

Niveau assurance:
- Généralités :

  • Les membres du CA sont responsables juridiquement (pas uniquement le bureau) de tous les problèmes qui pourraient arriver.
  • Il a été conseillé de vérifier que le contrat d'assurance intègre une protection civile ET défense (qui intègre les frais d'avocats). A noter que le contrat d’assurance ne couvrira jamais la responsabilité pénale (engagée en cas d’activité illégale), mais uniquement la responsabilité civile (dommage aux personnes).
  • Il a été conseillé d'agrandir le plafond de la responsabilité civile à plus de Dix millions d'euro. Pour exemple, un accident rendant une personne paraplégique peut attendre douze millions en préjudice.
  • Location des locaux : Il y a obligation d'assurer les locaux aux risques locatifs si l’association est locataire.
  • Location de véhicules : Si ALESIA était amenée à louer des véhicules, les membres transportés pourraient se retourner contre l’association en cas d’accident (en plus de se retourner vers le conducteur). Donc si on doit louer un véhicule au nom d’ALESIA, bien vérifier que notre assurance nous couvre avant.
  • Membres mineurs : Si l'association intègre des mineurs, il y a obligation d'avoir une assurance qui couvre l’accueil de mineurs.
  • Biens de l’association : Les biens doivent être couverts par le contrat d’assurance. Concernant l'association ALESIA: la majorité des biens étant des dons et/ou des biens « fabriqués » par nous même, il faut faire prévaloir la valeur de la matière première ainsi que le temps passé à la fabrication (assimilation à une œuvre d'art). Intérêt pour nous d’intégrer ces éléments dans notre inventaire et de fournir la liste à notre assureur, pour être couvert en cas de vol et/ou dégradation.


Niveau association:
AG, AGE, CA :

  • Toutes décisions de modification des statuts doivent obligatoirement être prises en Assemblée Générale (AG). Rq : pour ALESIA nos statuts prévoient qu’ils ne puissent être modifiés qu’en AGE.
  • Tous les ordres du jour envoyés pour AG, AGE ou CA, doivent être accompagnés en PJ des éléments qui seront discutés lors de la réunion. Par exemple les pièces comptables, les statuts, etc.
    En l’absence des pièces nécessaires, les membres non présents lors de l’AG/AGE/CA ne peuvent pas légalement évaluer la situation et donc n’ont pas le droit de donner de pouvoir(s).
  • Le Conseil d'Administration (CA) à pour but de veiller à la bonne application des décisions prises en AG.
  • Le CA doit en général comprendre entre Sept et Douze membre


Statuts et Règlement Intérieur :

  • Chaque adhérent doit se voir remettre les statuts de l'association à laquelle il adhère.
  • Il a été conseillé de ne pas mettre d'adresse pour le siège de l’association dans les statuts : Seule la ville et le département sont obligatoires.
  • Conseil d’ajouter au statut ou au RI que le CA statue sur les demandes d'adhésion lors des réunions CA : permet de refuser des membres. Sinon nous n’avons aucun moyen légal de refuser l’adhésion d’un membre.
  • Conseil d’ajouter aux statuts l’existence d’un règlement intérieur, et de faire voter ce règlement intérieur en AG. Il aura alors force de loi et pourra être utilisé en justice en cas de problème (ex: exclusion d’un membre pour non-respect du RI, le membre nous attaque pour qu’on le rembourse et pour nous emmerder, si le RI est voté en AG, c’est bon, sinon non).
  • Il n'y a aucune obligation de diffusion au Journal Officiel (JO) une modification des statuts de l'association.
  • Il a été conseillé d'inclure dans les statuts, le montant dégressif de la cotisation (même si les montants ne sont pas précisés, indiquer au moins que le montant est fonction de la date d’inscription)


Registres secrétariat et comptabilité

  • - Le secrétariat se doit de tenir un registre spécial, sur feuille numérotées et paraphées par 2 personnes différentes, normalement calligraphiées comprenant:

    • Les statuts et modifications de statuts
    • Les modifications du CA (composition, etc)
    • Les copies des ou de la déclaration préfecture et modifications ultérieures, JO, etc.


  • Le secrétariat se doit aussi de tenir un second registre comprenant:

    • Les procès-verbaux d'AG et d'AGE, pages numérotées et signées par 2 personnes différentes (en général, président + secrétaire)


  • Il a été noté que les bulletins d'adhésion doivent être gardés Trente ans minimum.
  • L’ensemble des documents obligatoires à conserver sont listés sur Internet : http://centredoc.benevolat.org/index.php/fonctionnement-vie-statutaire/general/100-la-conservation-des-documents
  • Le trésorier doit lui conserver l’ensemble des pièces comptables (factures, bilans, etc)
  • Toutes ces pièces, secrétariat et comptabilité, nous seraient demandées lors des inspections par les autorités (mairie, etc). En cas d’absence la dissolution de l’association peut être prononcée.




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Action à prévoir suite à cette réunion:

* Modification des statuts pour:
- Retirer l'adresse de l'association ALESIA
- Inclure la dégression de la cotisation, voire inclure la valeur de cette dernière
- Modifier le nombre minimum des membres du CA
- Autres modifications mineures

* Intégrer les pièces jointes nécessaires lors des convocations aux AG, AGE, CA.

* Faire un point sur le contrat d'assurance de l'association ALESIA pour vérifier que l'association est bien couverte sur tous les points nous concernant

* Faire un inventaire des biens stockés dans la salle pour être couvert par notre assurance et avoir une liste à fournir en cas de vol/dégradation

* Créer un registre spécial et le registre secondaire

* Se former en comptabilité d’association et avoir de vraies pièces comptable (tableau Excel insuffisant).

A ce sujet, il est proposé de rencontrer le consultant de la mairie, disponible tous les jeudis de 17h à 19h sur rendez-vous, pour comprendre ce qui doit être fait…

Il est a noté que si l'association ALESIA n'est pas aux normes légales, le moindre accident peut lui couter sa dissolution! Et gros problèmes pour tous les membres du CA !!!


Compte rendu rédigé en date du 05 Décembre 2013 par M. Thomas RODRIGUEZ, en sa qualité de Secrétaire, corrigé par M. Alexandre VAUTRAIN, membre du Conseil d'Administration

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Re: Compte-rendus des AG/AGE et réunions CA

Message par Admin le Ven 20 Juil - 16:33

CR Réunion CA 01 04/01/2014

Spoiler:

PV REUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION 01

En date du 04 Janvier 2014 à 10H00 ;

Conformément à l'application des statuts de l'association ALESIA, la première réunion du CA à eu lieu. Étaient présents physiquement:

  • M. Christophe FISCHER, Vice président de l'association
  • M. Aurélien BOILLETOT, Vice trésorier de l'association
  • M. Matthieu ROUAUX
  • M. Alexandre VAUTRAIN
  • M. Florent MARBACHE
  • M. Thomas RODRIGUEZ, Secrétaire de l'association


et par procuration:

  • M. Fred JOULIA, procuration donnée à M. Aurélien BOILLETOT
  • M. Vincent CAZABAN, procuration donnée à M. Thomas RODRIGUEZ


présidés par M. Guilhem ITIE, en sa qualité de Président de l'association pour soumettre à l'ordre du jour:

  • Rappel sur le fonctionnement des achats
  • Décisions à prendre suite à la réunion des représentants des associations
  • Décisions à prendre pour session Jeux salle nouveau locaux
  • Avancée des actions CR Juin
  • Mise au clair du CR de l'AGE de Septembre
  • T-shirt et Tournois



Aucune personne présente n'a souhaité rajouter un point à l'ordre du jour.

Après lecture de l’ordre du jour, la session a pu commencer.

* En  premier point, il a été validé la prolongation du gel de tous les achats de décors de jeu, ainsi que de surfaces de jeux (tables de jeu, tapis de jeu...). Ce gel pourra être retiré suite à un inventaire des biens de l’association. Selon les biens recensés, une analyse sera créée pour connaitre les manques et les besoins de l’association.

-

* Il a alors été rappelé que tous les achats de l’association ALESIA dépassant Cinquante euros doivent être obligatoirement validés par le CA. Il a été émit l’idée d’instaurer une budgétisation des achats lors des AG. Ainsi, une séparation du budget global en plusieurs partie dont « Support&Surface de jeu » (Support : tables carrefour ; Surface : tables de jeu GW, tapis Zuzzi...), « décors » et  « rafraîchissement des biens ». Cette solution sera à mettre en place lors de la prochaine AG.

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* Au sujet des décisions à prendre suite à la demi-journée de formation, il a été demandé aux trésoriers de l’association de fournir un bilan comptable lors des AG. Une valorisation des biens de plus de quinze euros sera à faire lors du prochain inventaire. Il a été rappelé que les AG/AGE ne servent qu’à voter et non discuter. Ainsi chaque question doit être préalablement préparée pour être ensuite voté avec tous les éléments adéquats.
M. Christophe FISCHER, en sa qualité de vice président, prépare une mise à jour des statuts en rapport avec ce qui a été dit.
Il a aussi été demandé à ce que le contrat d’assurance soit accessible en lecture aux membres du CA.

-

* Il a été évoqué la demande de la mairie pour connaitre les envies de l’association ALESIA sur les nouveaux locaux. M. Guilhem ITIE a décrit les possibilités : deux ou trois tables disponibles, avec chaises et aucune possibilité de stockage. Une partie de jeu de figurine sera possible seulement si les joueurs ramènent entièrement leurs matériels (surface de jeu, décors, figurines...). L’association ALESIA refuse le prêt de décors pour cette utilisation.
Aucune solution n’a été prise quant au choix du jour de la semaine. Il a alors été décidé de demander à l’ensemble des membres de l’association. Cette demande sera faite par M. Guilhem ITIE.

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* Après débats, les décisions suivantes ont été prises concernant les actions du CR du mois de juin :

  • Niveau comptes :

Les RIB sont disponibles sur le forum de l’association et doit être visible. Une communication à ce sujet sera faite par le secrétariat.

  • Niveau sessions :

Il a été adopté l’idée d’avoir des brassards pour définir facilement les responsables de sessions. Cette action sera prise en charge par M. Alexandre VAUTRAIN.

  • Niveau trombinoscope :

Cette action va être relancée par M. Thomas RODRIGUEZ.

  • Niveau rangement :

Un inventaire doit être réalisé. Celui-ci sera suivi d’un tri et d’une optimisation du rangement. Cette action sera prise en charge par M. Christophe FISCHER.
Il faut demander aux membres de l’association s’ils ont possibilité d’avoir une armoire pour remplacer l’armoire bleue de l’association.


  • Niveau décors :

Une session peinture doit être relancer par M. Adrien POMELLET. Une modification des cotisations est en cours de réflexion et sera proposée à la prochaine AG.
A l’unanimité, les membres du CA ont déclaré qu’il n’y avait pas de manque de décors actuellement.


  • Niveau buvette :

Les comptes de la buvette ont été intégrés aux comptes de l’association.


  • Niveau gestion :

Une clarification du statut de gestionnaire a été demandée ainsi qu’une réévaluation. Cette action sera prise en charge par M. Christophe FISCHER.
Le secrétariat va également rappeler aux gestionnaires qu’ils peuvent proposer des idées et participer aux débats sur la vie de l’association.


  • Niveau  vie associative :

L’enquête de satisfaction a été jugée inutile et le projet a été abandonné. Par contre, une enquête pour connaitre les besoins en décors doit être créée par le secrétariat. Cette enquête restera dans le bureau pour sa création.

-

* Suite aux commentaires de plusieurs personnes, un point du CR de l’AGE, en date du 28 septembre 2014, a été modifié en vu d’une modification des Statuts. Le texte initial :
« A la fin de cette semaine, un vote est créé, pour une durée de trois jours où seuls les membres du CA peuvent voter. Un e-mail sera envoyé à cet effet pour ces derniers. Ces votes (par "oui" ou "non" seulement) seront publics pour vérifier leur bon fonctionnement. »
sera modifié de la sorte :
« A la fin de cette semaine, un vote est créé, pour une durée de trois jours où seuls les membres du CA peuvent voter. Un e-mail sera envoyé à cet effet pour ces derniers. Les votants ne pourront voter que par oui ou par non. Le résultat de la décision des votes sera visible par les gestionnaires et membres du CA pour vérifier leur bon fonctionnement. »

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* Pour clore l’ordre du jour, il a été abordé le sujet du tournoi de l’association. M. Aurélien BOILLETOT à reprit la charge de se projet. Il en a exposé une ébauche: période d’Avril/Mai, cinq ou six tables de jeu et équipes de deux. Le reste du règlement sera présenté plus tard. Pour rejoindre l’idée de se rapprocher de l’association des Grenadiers de l’Essonne, ce tournoi sera considéré comme un tournoi amical entre nos deux associations. Cependant, il sera traité avec sérieux pour voir les capacités de l’association pour monter un tel projet.

-

* Enfin, un point sur le projet personnel de M. Alexandre VAUTRAIN a été fait par ce dernier. Le projet présenté à plu à l’ensemble des membres présents et l’accord de poursuite a été donné. Selon le prix et le choix du prestataire final, la question sur une éventuelle finance de l’association sera a prévoir.

-

* L'ordre du jour étant épuisé, la séance fut levée.

Procès verbal rédigé en date du 09 Janvier 2014 par M. Thomas RODRIGUEZ, en sa qualité de Secrétaire.

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Re: Compte-rendus des AG/AGE et réunions CA

Message par Admin le Ven 20 Juil - 16:34

CR Réunion CA 02 12/04/2014

Spoiler:

PV REUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION 02

En date du 12 Avril 2014 à 10H00 ;

Conformément à l'application des statuts de l'association ALESIA, la seconde réunion du CA à eu lieu. Étaient présents physiquement:

  • M. Adrien POMMELET, Trésorier de l'association
  • M. Aurélien BOILLETOT, Vice trésorier de l'association
  • M. Matthieu ROUAUX
  • M. Alexandre VAUTRAIN
  • M. Florent MARBACHE
  • M. Frédéric JOULIA
  • M. Thomas RODRIGUEZ, Secrétaire de l'association


et par procuration:

  • M. Guilhem ITIE, procuration donnée à M. Alexandre VAUTRAIN
  • M. Vincent CAZABAN, procuration donnée à M. Thomas RODRIGUEZ


présidés, en l’absence du Président,  par M. Christophe FISCHER, en sa qualité de Vice Président de l'association pour soumettre à l'ordre du jour:

  • Les trousseaux de clefs volants et fixes
  • Définir la notion de "Keys Masta"
  • Point sur les comptes mails & divers de l'Association
  • La dégradation des locaux
  • Utilisation de l'Aérographe dans les locaux
  • Prêt de décors aux Tournois des Grenadiers
  • Le debriefing des activités passées:

    • tournoi
    • T-shirt
    • Événements planifiés
    • projets tombés à l'eau


  • Le rôle du membre du CA
  • Demande d'élargissement du CA
  • Etat des enregistrements secrétaires et trésoriers de l'Association
  • Le rôle du gestionnaire
  • Suite à donner à l'inventaire
  • Le gel des achats
  • Revoir les achats planifiables sur 12 mois



Un point a été rajouté à l’ordre du jour par M. Thomas RODRIGUEZ :

  • Point sur la gestion des conflits

Aucune autre personne présente n'a souhaité rajouter un point à l'ordre du jour.


Après lecture de l’ordre du jour, la session a pu commencer.

* En  premier point, il a été validé la transformation d’un des trois jeux de clefs des locaux de l’association dit « fixe » en « volant ». Cela signifie que le jeu de clef de M Matthieu ROUAUX n’est plus censé être gardé par ce dernier mais peut circuler entre les responsables de session au besoin. Suite à cela, il a été rappelé que la notion de « Key masta » n’est qu’un nom sans responsabilités ni charges.

-

* Un point a ensuite été fait sur les comptes bancaires de l’association en prévision des votes pour les achats. Il a été décidé ainsi de remplacer le système informatique de la sauvegarde des informations d’ALESIA. L’association utilisera à présent la solution Google Drive.

-

* Au sujet de la dégradation des locaux, point remonté entre le conseil 01 et 02, l’action de l’association a été bénéfique car la mairie à remplacé une grande partie des chaises par des neuves. Une question a été posée au président : « la mairie doit elle nous prévenir de l’utilisation des locaux le dimanche ? ». A la demande de la majorité du CA, l’association demande à son président de demander à la mairie s’il est possible que l’association puisse utiliser la salle certains dimanches de l’année.

-

* Il a été évoqué la demande de l’association des Grenadiers de l’Essonne concernant le prêt de décors pour leur tournoi. Le CA a accepté à l’unanimité la demande pour garder les bonnes relations entretenues entre les deux associations. La responsabilité de ce prêt a été prise par M. Aurelien BOILLETOT.
Sur ce même sujet, un point a été fait sur le tournoi organisé par M. Aurelien BOILLETOT.

  • En point général, les retours ont été très bons. Ce fut un gros succès.
  • En point financier, le tournoi a été perdant. Le problème avec le fournisseur en est la cause principale, si bien que l’association a décidé de ne plus passer par lui.
  • En point négatif, le repas séparé à déçu la plupart des joueurs. Ce point sera revu pour une édition future. De plus, dans sa majorité, le CA demande à ce qu’un effort se fasse sur les scénarios de jeu ainsi que sur les surfaces de jeu.

Pour ce projet, le CA tient à féliciter M. Aurelien BOILLETOT pour son implication et sa gestion du projet et l’invite à réitérer !

-

* Suivant l’ordre du jour, M. Alexandre VAUTRAIN à présenté la fin de son projet de t-shirt. Celui-ci est clos. Les factures vont être fournies à Alesia en cas de commande future. Un t-shirt de chaque taille a été commandé en plus pour les éventuels rajouts en cours d’année.
Pour ce projet, le CA tient à féliciter M. Alexandre VAUTRAIN pour son implication !

-

* Au sujet des événements planifiés, l’achat de l’armoire à couté soixante-dix euros. Le CA a tranché sur trente euros pour la duplication des clefs de l’armoire, ce qui monte le coute à environ cent euros. La responsabilité de la duplication des clefs d’armoire a été prise par M. Frédéric JOULIA.
L’association sera présente bénévolement pour l’événement W-Day, à l’initiative de la ville de Boulogne. Dix volontaires représenteront l’association pour faire une présentation de ses activités. M. Simon (« Master Avoghai ») prêtera ses décors personnels pour l’événement. Une décharge lui sera fait signer pour une question de responsabilité.
Enfin, la brocante organisée entre les deux associations ALESIA et Les Grenadiers de l’Essonne a bien fonctionné. Le CA déplore le manque d’investissement de l’association des Grenadiers, cependant, il invite a ce que ce projet soit réitérer en agrandissant la communication faite autour.

-

* A la demande de certains membres, un rappel a été fait sur le rôle du membre du CA. La notion de membre actif se définit par le fait d’être à jour de sa cotisation. De plus, le CA est réélu lors des AGO avec un appel aux candidatures trente jours avant et un dépôt quinze jours maximum avant. L’ordre du jour est préparé en amont et envoyé à tous les membres pour pouvoir voter.
Une proposition pour une redéfinition du rôle du membre du CA : « Un membre du Conseil d’Administration doit avoir été responsable ou coresponsable d’un projet durant l’année en cour pour pouvoir se présenter » a été refusée par vote.
De plus, le CA en a profité pour refuser l’élargissement du CA en cours d’année.

-

* Le CA rappel au secrétariat qu’il doit tenir un registre comme expliqué lors de la demi-journée de formation inter-association. La trésorerie rappel au CA qu’elle n’a pas besoin de tenir un bilan comptable car la structure de l’association est trop petite.

-

* Suite à débat, le CA a décidé de supprimer le terme « gestionnaire » car redondant avec le membre du CA et/ou le responsable de session. Cette décision sera entérinée lors de la prochaine AG.

-

* A la demande du CA à l’unanimité, le président de l’association doit s’entretenir avec la mairie pour avoir une autorisation pour l’utilisation de l’aérographe au sein des locaux.

-

* Un grand point a été fait sur l’inventaire de l’association. Tout d’abord, le projet « Inventaire de Nappy » est toujours en cours et est sous la responsabilité de M. Mathieu ROUAUX. Ensuite, après l’inventaire d’Alesia, le CA a décidé de mettre en vente certaines de ses figurines, rarement utilisées. De ce fait, l’association gardera les figurines de Space Wolf peintes. Ces dernières encore sur grappe seront gardées et proposées pour des concours de peinture. Les figurines d’Orks et celle de Space marine pour Epic 40 000 seront mise en vente. L’association va contacter M. Vincent CAZABAN pour les figurines d’Epic 40 000.
La CA rappelle qu’il reste encore beaucoup de décors à peindre et de ce fait, le gel des achats de décors est maintenu.
Cependant, le CA demande à sa trésorerie de préparer un budget prévisionnel pour l’année 2014/2015 en séparant les divers axes d’achats.

-

* Enfin, à la demande de M. Thomas RODRIGUEZ, un rajout à l’ordre du jour a été fait pour parler des solutions à prendre suite à la période de conflit au sein de l’association. Une volonté d’auto discipline s’est dégagée de l’ensemble du CA. Celui-ci a décidé de ne plus faire de « suppression de posts » sur le forum de l’association. A la place, le membre du CA qui modère le conflit supprime le contenu du post incriminé et le remplace par un message expliquant la raison du contenu et signe sa modération.
Le CA réfléchi pour un message standard.

-

* L'ordre du jour étant épuisé, la séance fut levée.


Procès verbal rédigé en date du 10 Juin 2014 par M. Thomas RODRIGUEZ, en sa qualité de Secrétaire.

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Re: Compte-rendus des AG/AGE et réunions CA

Message par Admin le Ven 20 Juil - 16:34

CR AGO 05/07/14

Spoiler:
Rappel de l'Ordre du Jour:
1/ Bilan de l'année - Aspect activités (20 min)

- Sessions normales
- Sessions .5
- Evénements ponctuels :
Démo Orly
Warfo Day
Tournoi commun avec les Grenadiers
Brocante

2/ Bilan de l'année – Aspect fonctionnement interne (20 min)

-Relations avec la mairie
- Ajout d’un CA « opérationnel »
- Réunions trimestrielles
- Points administratifs en attente

3/ Bilan financier (20 min)

- Position des comptes en fin d'année
- Point sur les achats réalisés (investissements, renouvellement, etc...)
- Prévision de budget pour l’année prochaine 2014/15

4/ Propositions à envisager pour 2014 (30 min)

- Organisation d'un tournoi Battle Oui / Non
- Organisation d’un tournoi 40K Oui / Non
- Ouvrir en sessions normales tous les samedis (sous réserve d’avoir des responsables) Oui / Non

- Améliorer les échanges sur le forum (ajout d’une charte) Oui / Non
- Remettre à plat le fonctionnement de l'administration du forum Oui / Non

- Besoin de préciser le périmètre de chaque fonction (cf statuts plus bas) Oui / Non
- Investissement des membres du CA dans les activités Oui / Non
Nb : Ce point a déjà fait l’objet d’un vote négatif par le CA mais a été soulevé lors du sondage

5/ Election du CA et du Bureau (30 min)

-  Liste des candidats :

- Kevin "Kerian"
- Aurélien "Xafian"
- Christophe "Fish"
- Matthieu "Harlock"
- Thomas "Aeltharion"
- Vincent "CzB31"
- Ghuy Nas "Ghuy"
- Sébastien "Seb Robbie"
- Florian "Thurim"
- Sam "Samuss"
- ??? "Arkion"
- Frédéric "Crilest"
- Adrien "Marmotte"
- Ken "Fanenar"
- Nathan "Aenarel"

- Vote du CA
- Vote du bureau


Un dernier point hors AG, je remercie TOUS les possesseurs actuels de jeu de clés de les ramener à cette occasion.

En introduction de l'AG, le Président a souhaité exposer les résultat d'un sondage envoyé par mail le 20 juin à l'ensemble des membres de l'association. Seuls 17 membres se sont manifestés.

Questionnaire avec réponses:
Au cours de cette année :

1/ Comment avez-vous trouvé l’ambiance lors des sessions ?

a) bonne / 16 votants / 94%
b) mauvaise
c) sans opinion / 1 votant / 6%

2/ Comment avez-vous trouvé l’ambiance sur le forum de l’association ?

a) bonne / 8 votants / 47%
b) mauvaise / 6 votants / 35%
c) sans opinion / 3 votants / 18%

3/ Avez-vous estimé que les sessions « .5 » étaient satisfaisantes ?

a) oui / 5 votants / 29%
b) non / 5 votants / 29%
c) sans opinion / 7 votants / 41%

4/ Si vous avez répondu « non », qu’est ce qui selon vous n’a pas fonctionné ?

a) l’organisation et l’implication des personnes responsables
b) le contenu / 2 votants / 12%
c) autre / 5 votants / 29%

5/ Pensez-vous pouvoir vous investir sur des événements internes l’année prochaine (ouvertures de sessions, peinture de décors, etc…) ?

a) oui / 9 votants / 53%
b) non / 4 votants / 24%
c) je ne sais pas encore / 4 votants / 24%

6/ Pensez-vous pouvoir vous investir sur des événements externes l’année prochaine (participation à l’organisation d’un ou plusieurs tournois, salons ou forum)
?

a) oui / 8 votants / 47%
b) non / 1 votant / 6%
c) je ne sais pas encore / 8 votants / 47%

7/ Pensez-vous vous réinscrire à nouveau l’année prochaine ?

a) oui / 16 votants / 94%
b) non
c) je ne sais pas encore / 1 votant / 6%


1/ Bilan de l'année - Aspect activités (20 min)

Les sessions .5 ont manqué de visibilité au cours de l'année. Peu d’événements dédiés ont été mis en place.

Evènements ponctuels :
- La Démo à Orly a rapporté 200€ à Alesia (action menée par Crilest, Kerian, Samuss et Lex)
- Le Warfo Day n'a rien rapporté financièrement parlant
- Le Tournoi commun avec les Grenadiers a été déficitaire - Les infos seront transmises par le trésorier (action menée par Xafian)
- Suite à une action menée par Crilest, Napy a fait don de bitz à l'association dont le listing a été effectué par Crilest et Harlock -> environ 130€


2/ Bilan de l'année – Aspect fonctionnement interne

- L'Ajout d’un CA « opérationnel » est une mesure jugée positive
- Les Réunions trimestrielles
- Points administratifs en attente
====> Proposition d'utilisation de l'adresse de Ghuy comme boite postale
====> Inquiétude de Sébastien quant à l'utilisation de l'adresse de Ghuy considérée comme posant un problème
Souhait que ce soit la boîte d'un membre de l'association élu chaque année qui soit utilisée avec un vote pour le choix. Proposition de voter pour entériner le choix de l'adresse de Ghuy comme par le passé, vote réalisé et décision prise.
- Rappel par Ghuy que l'intégralité du matériel stocké dans les locaux n'est pas assuré.

-Relations avec la mairie
====> Historique relations
====> Accord aéro
Mention du jeu de clés perdu qui doit être connu par la mairie, action de communication à faire interne et externe
Sébastien fait part de son inquiétude quant à la régularité de la communication avec la mairie. Ghuy mentionne les 45 mails échangés pour l'année 2013/2014 et quels sont les différents interlocuteurs selon la situation.
Demande que l'association soit à nouveau présente lors de la journée des assoc.
La communication avec la mairie continuera d'être assurée par Ghuy en tant que président. Souhait qu'une autre personne du bureau soit associée afin de permettre une transition et d'éviter la personnalisation de la communication.
- Utilisation de la salle le samedi jusqu'à 23h et le dimanche possible sous réserve de demande + acceptation de la mairie.


3/ Bilan financier

- Position des comptes en fin d'année (bilan fait par Adrien)
=====> Désaccord sur le nombre réel de membres inscrits. Manque de communication entre le trésorier et le secrétaire et de suivi
- Point sur les achats réalisés
- Prévision de budget pour l’année prochaine 2014/15 faite par Adrien, prise de relais par Ghuy :

Solde fin d'année : 887,18
Dépenses fixes 100 euros de tenue de compte + 200 euros d'assurance
Cotisation : 900 euros (Base 35 membres, 25 à 30, 5 à 20 et 5 à 10)
Fond de roulement 200 euros

Tables/Décors 500 euros
Achats opportunistes 300 euros
Fournitures 150 euros
Achat lots ponctuels 100 euros
Lots événements (tournois) 200 euros

Inscriptions tournois 288 euros (Base 24 inscriptions à 12 euros (2 tournois à 12 joueurs))

La discussion et le point bloquant a porté sur les achats opportunistes qui ne devaient pas être compulsifs.
Il a été également demandé par Fish de bloquer sur le fond de roulement 100 euros pour des lots ponctuels (concours internes de peinture par exemple)
La buvette n'a pas été mentionnée car est à l'équilibre (on peut mettre une ligne à +150 / - 150)
La nourriture dédiée aux tournois peut également être mentionné à hauteur de 100 euros (5 euros par tête)


4/ Propositions à envisager pour 2014

- Organisation d'un tournoi Battle Oui (demande de la part de Waterbomber, motivé pour s'occuper de l'orga, aidé par Ghuy)
- Organisation d’un tournoi 40K Oui
- Ouvrir en Sessions normales tous les samedis (sous réserve d’avoir des responsables) Oui
====> grosse discussion sur le mode de fonctionnement et les dispos des gens
- Dans le cas d'intersessions (brocante ou événements du genre), ouverture au public souhaitée.
- Les sessions .5 pourront servir notamment à mettre en places des journées dédiées à des initiations de jeux (avec ouverture public).

- Améliorer les échanges sur Le forum (Ajout d’une charte) Oui
- Remettre à plat le fonctionnement de l'administration du forum -> Pas nécessaire.
=====> Sur ce point, désaccord de Thomas et de Seb Robbie qui ont fait part de la possibilité de sortir Fred du rôle d'admin principal.
Précision apportée que l'admin initial a toujours la capacité de récupérer son accès et que s'il veut donner ce compte fondateur à quelqu'un d'autre, c'est une
décision de sa part.
Rappel que le forum est basé sur un forum personnel de Fred, il a été évoqué le fait de faire un autre forum pour faire un "admin" tournant, idée abandonnée car
non pertinente.

- Besoin de préciser Le périmètre de chaque fonction -> Non.
- Investissement des membres du CA dans les activités (Organisation d’événements notamment) -> Oui.
Nb : Ce point a déjà fait l’objet d’un vote négatif par le CA mais a été soulevé lors du sondage.
=====> Opposition des personnes du CA précédent ayant déjà voté contre qui ont à nouveau exprimé leur point de vue.
- Un meilleure vision du fonctionnement interne de l'association a été demandé par les membres, notamment en ce qui concerne la diffusion des informations.
- Les réunions CA seront prévues à l'avance pour l'année en cours lors de la première réunion CA.
- Il a été émis le souhait que l'association soit plus visible (participation à des événements notamment).


5/ Election du CA et du Bureau

====> Proposition de limiter à 11 membres le CA lors de l'élection validée par les membres présents.
Opposition d'une partie des membres du CA précédent au motif que cela avait fonctionné sans cette modification les années précédentes.
Rappel de Thomas via lecture de la décision du CA de septembre sur le mode de fonctionnement envisagé pour gérer un éventuel désaccord. Soit la situation restait sans prise de décision, soit une AGE pouvait être convoquée pour en décider.
Proposition que le vote du président compte double en cas de désaccord, refus du président.
Le vote a pris la forme suivante : chaque votant choisi entre 6 et 11 postulants.


Le CA est donc composé des membres suivants :

Guilhem "Ghuy Nayss" Président
Frédéric "Crilest" Vice-Président

Kevin "Kerian" Secrétaire
Florian "Thurim" Vice-secrétaire

Aurélien "Xafian" Trésorier
Vincent "Czb31" Vice-trésorier

Thomas "Aeltharion"
Nathan "Aenarel"
Florent "Arkion"
Adrien "Marmotte"
Sam "Samuss "

Je mets ça en gestion afin que vous puissiez compléter s'il manque des points. Je me suis basé sur ce que m'a donné Ghuy ainsi que sur ma mémoire. Thomas m'a transmis ses notes, mais c'était à la fois incompréhensible et à la fois bourré d'erreurs, ce qui rendait son fichier inutilisable.

Edit : Je poste le CR de l'AG en partie publique le 16/07 au soir. Merci d'indiquer les éventuels points à rajouter/modifier avant cette date.

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Re: Compte-rendus des AG/AGE et réunions CA

Message par Admin le Ven 20 Juil - 16:34

CR réunion CA du 6/12/2014

Spoiler:

Présents : Crilest, Thurim, Ghuy Nass, Samuss, Aenarel, Xafian, Marmotte, Kerian

1/ Validation des nouveaux statuts
*Relecture orale par le président des différents points ayant été modifiés
*Rappel du fonctionnement des procurations
*Réduction du délai pour une convocation AGE à 15jours
*Mise en place d'une réunion 2 mois avant la prochaine AG pour effectuer une vérification du prévisionnel budget et confirmation des points relatifs aux procurations
*Rappel sur le fonctionnement des exclusions temporaires (décision à la majorité du bureau) et définitives.

2/ Bilan financier
*Présentation du tableau de suivi par le trésorier
*Rappel sur le fonctionnement concernant l'encaissement des chèques (délégation des tâches pour une série d'opérations et/ou période de temps limitée)
*Comparaison membres prévus (25) et membres inscrits (30) à l'heure actuelle.

3/ Point projets
*Listing des projets en cours/prévus : tournoi 40k, tournoi Warmachines, journées décors.

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Re: Compte-rendus des AG/AGE et réunions CA

Message par Admin le Ven 20 Juil - 16:34

CR AGE du 3/01/2015

Spoiler:

1/Résumé des objectifs de l'association et des récents changements relatifs aux statuts et au règlement intérieur.

2/ Rappel sur les nouvelles fiches d'inscriptions et sur les modalités de procuration.

3/ Bilan rapide de l'action du premier quadrimestre :
- Volonté exprimée d'apaiser les quelques motifs de tensions ressentis
- Réponse aux questions et incompréhensions posées

4/ Vote concernant l'adoption des nouveaux statuts : 16 Oui/6 Non
Fish -> Seb "Robbie" Vote NON. (Nul car non-inscrit)
Crilest -> Samuss. Vote OUI.
Kenozan -> GhuyNayss. Vote blanc/OUI.
Waterbomber -> GhuyNayss. Vote OUI.


CR réunion CA du 18/04/2015

Spoiler:

Compte rendu de la réunion CA :

- Concernant la salle Vasarely et les sessions du vendredi, il s'est avéré que l'utilisation qui en est faite est très faible, seuls les 4 ou 5 mêmes personnes sont présentes et certaines sessions ne sont même plus assurées par manque de membres présents. Proposition a été faite puis acceptée de contacter la mairie afin de l'informer que nous préférons retirer notre participation hebdomadaire et laisser la place à une éventuelle autre association qui en aurait l'utilité tout en précisant notre volonté de pouvoir réserver la salle de manière ponctuelle si besoin.

- Rappel a été fait sur la trésorerie ainsi que sur la mise à jour de ces dernières semaines. Etant donné le peu de semaines/session qu'il reste avant l'AG de fin d'année, décision a été votée de ne pas procéder à l'élection d'un nouveau trésorier et que le reste du bureau continuera à se partager la tâche jusqu'à la fin de l'année malgré les deux candidatures qui ont été faites. Il a d'ailleurs été rappelé aux membres actuels du CA qu'ils étaient automatiquement candidats à leur succession au CA sauf en cas de mention contraire.

- Aucun remplacement ni rajout de membre ne sera fait au niveau du CA, pour les mêmes raisons qu'évoquées dans le point précédent.

- Toujours à propos de la trésorerie, il a été confirmé qu'un chèque a été perdu avant la remise à plat de la comptabilité effectué par Kevin Bertholom, Frédéric Joulia et Guilhem Itié.
Il a été constaté que cette information était connue de l'émetteur du chèque qui en avait été informé mais que le CA n'avait pas été informé du problème.
Le fichier des inscriptions n'était par conséquent pas à jour mais l'a été en préparation de la réunion du CA.

- Il a été également été mentionné que la procédure de mise à jour des procurations n'a pas été finalisée car la CNI de l'ancien trésorier n'a pas été transmise à la Banque Postale
Ce point n'est pas bloquant car aucun contrôle n'a jamais été fait par la banque compte tenu de la très faible valeur des chèques faits.
Il a également été constaté tout au long de l'année que l'encaissement des chèques de cotisation s'est toujours fait sans aucun problème contrairement à ce qui avait été évoqué/craint.
Pour info, les signatures connues à ce jour par la banque sont celles de Guilhem Itié et Frédéric Joulia.

- Suite au tournoi 40k qui a été organisé courant Mars, il est ressorti de cette journée qu'il était nécessaire de mettre plus en valeur la buvette et surtout de prévoir un fond de caisse prévu à l'avance pour pouvoir estimer avec précision les gains à ce niveau sur la durée du tournoi. En conséquence, un suivi un peu plus appuyé de la buvette devra être mis en place.

- Toujours concernant la buvette mais cette fois lors des sessions, il a été décidé unanimement et suite au rangement/soucis avec les possessions de l'assoc, que désormais les responsables de session qui doivent le matin sortir les tables, sortiront de quoi avoir de dispo 5 canettes et 5 grignotages à chaque créneau afin de permettre aux gens de consommer sans pour autant que toute la buvette soit accessible. Cela va dans la continuité des mesures prises ces dernières semaines : le box, l'armoire qui est dedans ainsi que l'armoire de droite de la petite salle devront rester fermées, ces dernières ne contenant aucun matériel pouvant/devant être utilisé lors des sessions normales.

- Une remarque a été faite par les responsables de session qui en ont plus qu'assez de devoir passer à chaque session derrière les gens pour ranger que ce soit les tables, les décors, les chaises ou même parfois des restes de Quick.
En conséquence de quoi, il a été unanimement décidé qu'à la fin de chaque partie/créneau, les tables pliables, décors et tout ce qui a été sorti (même par un autre comme l'installation des tables le matin) devra être rangé sauf si le/les joueur(s) suivant indiquent qu'ils souhaitent utiliser le matériel (Les réservations via le forum ne comptent pas, un ou plusieurs participant à la partie prévue ayant toujours la possibilité d'avoir un empêchement).

- Il a été souhaité que la communication de l'assoc, notamment en ce qui concerne les jeux hors-GW soit poussée en avant, notamment via les forums des jeux en question : bureau-aegis pour Infinity, etc...

- Toujours concernant les jeux hors-GW, des journées à thème seront prévues l'année prochaine, en accord avec les référents des jeux en question. Ceci amènerait dans l'idéal à la participation à des campagnes/"CDA" ou assimilés sur les forums en question ou même à la mise en place de tels événements au sein d'Alesia.

- Conscient de la demande qui est faite depuis 2 ans sur la volonté de posséder des décors bloquants des lignes de vue, devant l'opportunité d'une brocante geek sur Lyon, un budget de 50€ a été alloué à Kerian afin de procéder à des achats de ce qu'il jugera adapté pour remplir cette fonction sous réserve de sa présence à l'évènement. Il a été aussi évoqué l'intérêt des brocantes, magasins de jouets et autres braderies pour trouver ce type de décors.

- Les achats potentiels à faire "ASAP" seront essentiellement liés aux tables pliantes avec une limite maximum de 4.

- Devant le cas qui est apparu plusieurs fois ces derniers mois, lors d'une commande faite par l'assoc et pour l'assoc, aucun ajout à titre personnel pour qui que ce soit ne pourra être fait.
L'association ne doit et ne peut en aucun cas faire office de "banque" et ceci pour éviter le syndrome "je paierai la prochaine fois". Un achat, quel qu'il soit, effectué à l'assoc doit être réglé sur le champ ou reporté, peu importe la personne.


CR AGE du 30/05/2015

Spoiler:

1/ Discussions sur le Règlement Intérieur :
- Acceptation à l'unanimité de la nouvelle version.
- Projet de modification à entériner avant le 31/05/2015

2/ Vote à l'unanimité pour un rappel à l'ordre de Christophe "Fish" concernant son inscription et la remise de la fiche d'adhésion avec néanmoins acceptation de sa candidature au CA de l'année 2015-2016.

3/ Vote à l'unanimité pour un rappel à l'ordre de Aurélien "Xafian" sur son manque de rigueur à propos de la tenue de la trésorerie lors de son exercice en tant que trésorier pour l'année 2014-2015.

4/ Vote à l'unanimité moins 1 personne pour une exclusion temporaire (locaux associatifs + forum) de Sebastien "Seb Robbie" au motif d'un problème de comportement portant atteinte à l'association ainsi qu'à ses membres tant sur le forum que dans les locaux, problème ayant de plus fait l'objet d'un retour de la mairie. Cette exclusion prendra effet le 1 juin et durera jusqu'à la fin de l'année associative 2014-2015.
Nathan "Aenarel" s'est prononcé contre cette exclusion, demandant un simple rappel à l'ordre.
Le CA a décidé à l'unanimité de permettre à Sebastien "Seb Robbie" de maintenir sa candidature au CA pour l'année 2015-2016 ainsi que de conserver son droit de vote pour l'Assemblée Générale Ordinaire de 2014-2015 mais par procuration uniquement.
Celui-ci sera autorisé à faire parvenir une éventuelle liste de questions et/ou de remarques à l'un des membres du CA de son choix afin que ces dernières soient évoquées lors de l'AG.
Le CA a voté à l'unanimité la mise en place d'une période probatoire pour Sebastien "Seb Robbie" qui commencera dès le début de l'année associative 2015-2016 et durera tout le temps du premier trimestre de cotisation, comme indiqué dans le Règlement Intérieur.

A l'issue de la réunion, le Président indique qu'il ne se représentera pas à son poste mais sera néanmoins candidat au CA.


Dernière édition par Admin le Jeu 9 Aoû - 10:09, édité 1 fois

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Re: Compte-rendus des AG/AGE et réunions CA

Message par Admin le Ven 20 Juil - 16:35

CR AGE du 20/06/2015

Spoiler:
Introduction et présentation des résultats du sondage.

Ambiance et intérêt des sessions toujours plébiscités

2 points ont été évoqués :

- Attitude assez fermée de quelques membres, parfois centrés sur leurs parties
Rappel que la convivialité passe par le bonjour des personnes qui arrivent comme des personnes déjà présentes

- Discussions sur la gestion des clés, allégement du fonctionnement actuel envisagé :
Si aucun responsable des clés n'est dispo, le resp de session sera responsable des clés du début à la fin.
Il devra récupérer le jeu de clés auprès d'un responsable et lui ramener dans la semaine qui suit.
Les demandes de session devront donc être validées suffisamment tôt pour informer les responsables des clés.

Bilan Annuel

- Rappel sur les sessions .5 avec beaucoup d’events/journées à thème.

- Arrêt des sessions du Vendredi :
Proposition d'une utilisation de la salle vasarely de facon ponctuelle sur demande.
Nécessité de s’organiser suffisamment à l’avance.
Proposition d'avoir un référent communication mairie pour remplacer le président précédent qui s'en occupait

- Brocante :
Nécessité d'améliorer la communication et d'adapter la date (pas durant des vacances scolaires ou un week-end de pont).

- Décors :
Garder en tête le besoin de bloqueurs de lignes de vue pour 40k.
A fabriquer en polystyrène probablement

- Tournois :
Orga désormais assez rodée
Opération économiquement viable et pouvant générer un peu de bénéfice si on le souhaite.
Bon accueil de la part des participants
A réitérer et à améliorer idéalement avec une meilleure participation des joueurs du club

- Statuts :
Pas de point bloquant constaté suite aux changements
Travail à envisager pour une éventuelle refonte des statuts concernant la période d'activité de l'association (cas des sessions potentielles de juillet-aout).
Pour rappel, l'année d'activité associative au sein des locaux commence à la validation par la Mairie de l'autorisation d'occupation de ceux-ci jusquen Aout, conformément à l'assurance engageant Alesia.
La gestion des membres actifs au travers du RI a été estimée suffisante à date.
A voir s'il sera nécessaire d'envisager la commission statutaire.

- Relation avec la Mairie et les autres association
Le rappel a été fait sur les bonnes relations avec la mairie et l'association « Danse avec Elena ».
Il a été évoqué les tensions de l'année entre "anciens"
Il a été évoqué que les comportements à risque vis-à-vis de l'association ne seraient plus acceptés (allégations auprès de la mairie ou sur le forum utilisé par l'association)
Plusieurs personnes ont fait part de leur volonté de ne pas laisser sans suites les propos considérés comme diffamatoires ou insultants. Il a été rappelé que la publication sur internet d'accusations peut porter préjudice à des membres dans le cadre de leurs fonctions professionnelles.

- Rapport budgétaire :
Il a été rappelé le constat d'un manque de rigueur sur la trésorerie de septembre à avril.
Simon "Master Avoghai" a ainsi rappelé tout ce qu'il avait dû mettre en oeuvre pour retrouver l'historique des comptes.
Toutes les dépenses ont été identifiées, il n'y a aucun trou constaté dans les comptes annuels.
Le bilan annuel a pu ainsi être porté à vote pour approbation, cela a été fait à l'unanimité.

Budget prévisionnel :

Un budget prévisionnel a été présenté permettant de faire les investissements déjà envisagés tout en maintenant un solde positif à fin d'exercice.
Il a été évoqué l'achat d'un petit radiateur d'appoint (possible via le poste Fourniture et achats divers)
Ce budget a été accepté à l’unanimité.

Renouvellement du Conseil d'Administration

Les modalités de vote avaient été validées par le CA précédent pour 15 candidats.
Suite aux habituels désistements de dernière minute (3 en 2014, 4 en 2015), il n'y avait plus que 11 candidats pour 11 sièges.
Les votes étaient donc soit pour le CA proposé, soit blanc, soit nuls.

Les Votes ont été CA :
16 pour
1 blanc
5 nul.

Un nouveau Bureau a été élu au sein du CA :
Tréso/adjoint : Kerian/Avoghai
Secrétaire/adjoint : Wulfkrieg/Samuss
Prés/adjoint : Crilest/Arhnayel

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Re: Compte-rendus des AG/AGE et réunions CA

Message par Admin le Ven 20 Juil - 16:35

Compte-rendu des AG 2016 et 2017




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Re: Compte-rendus des AG/AGE et réunions CA

Message par Admin le Ven 20 Juil - 16:35

Bonjour à tous !

Voici le compte-rendu de l'AG de ce week-end, rédigé par Luc.

Spoiler:
La scéance est ouverte à 10h52, le 30/06/2018

------

1/ Bilan de l'année - Aspect activités
- Pas de sessions vendredi soir
Le samedi fonctionne bien car pas en concurrence avec d'autres association
Doodle est plus pratique
voir un moyen pour rappeler plus facilement les clés
mettre le lien doodle plus en vu
donner la priorité aux gens inscrits sur le doodle (ce dernier fait foi)

2/ Bilan de l'année – Aspect fonctionnement interne

- Relations avec la mairie + Salle + Demandes?
Très bonne relation avec la mairie
nouvelle salle à partir de septembre (Anne et Crilest feront des photos de a nouvelle salle)
- Point Rangement + Décors
Rappel du soin à remettre en place les décors. Rappeler sur le forum les problèmes de décors.
Achat de décors westerns montés et peints par Dame du Lac (pour le moment chez elle)
- Point responsables clés
nous avons 4 jeux de clés.
- Point Destockage/Vente
Tyranides V2 métal toujours à vendre. Profiter du déménagement pour faire des photos et faire une mise en vente.
- Arret demande creneau Vendredi soir.
La mairie doit être prévenue à l'avance. Rappel qu'il n'y a pas de priorité entre jeux de plateau et jeu de figurines

3/ Bilan financier

- Position des comptes en fin d'année
Main directe par le président (Crilest) par erreur de la banque. Master_Avoghaï a demandé une modification auprès de la banque pour avoir la main sur les comptes. Possible mais une fois qu'ils auront un PV. Bilan 1174,03€ au 29 juin.
- Point sur les achats réalisés (investissements, renouvellement, etc...)
Achats de rideaux occultants, radiateurs soufflants, décors westerns, tapis deepcutstudio, et une table GW.
- Prévision de budget pour l’année prochaine + achats
Demander à la banque d'avoir une carte de crédit pour le club pour éviter de passer par un chéquier pour les achats. Il permettrait aussi d'avoir un compte paypal. Un coût de 5 à 10€ par mois (soit 60 à 120€)
Suggestion d'achats pour Epic par Capt_Poum, à voire après la sortie de Titanicus.

4/ Propositions à envisager pour 2018-19

- Organisation de tournois?
Pas beaucoup d'event sur 2017-2018
Rappel que l'organisation est libre
- Points à améliorer?
Eviter de déléguer les organisations d'event à d'autres personnes qui ne sont pas en charge
- Events/trucs à proposer?
Captpoum propose un event Epic
Faire une journée présentation X-Wing V2
Inviter des créateurs de jeux pour faire des démos
- Pubs par membres?
Faire connaitre le club par l'entourage. N'hésitez pas à en parler et poster des photos.

5/ Election du CA et du Bureau. 8 Personnes CA, dont 3 au bureau.
Membres actuels : Arkion, captpoum, Crilest, Grenadier 91, Kerian, lukyluke_147, Master Avoghai, shadocks
Election du CA
sont candidats
Simon - Avoghai (CA et Bureau sortant),  6voix
Luc - Lukyluke (CA et Bureau sortant), 13 voix
Nico - Honnirique, 8 voix
Thomas - Shadocks (CA sortant), 14 voix
Jacques - Sargeroth, 11 voix
Anne - Dame du lac, 15 voix
Michel - Grenadier (CA sortant), 12 voix
Kevin - Kerian (CA sortant), 14 voix
Mickaël - Wulfkrieg , 16 voix
Eric - Arhnayel, 12 voix
Fred - Crilest (CA et Bureau sortant). 4 voix
-Sont Elus au CA
Luc - Lukyluke
Thomas - Shadocks
Jacques - Sargeroth
Anne - Dame du lac
Michel - Grenadier
Kevin - Kerian
Mickaël - Wulfkrieg
Eric - Arhnayel

sont candidat au poste de président
Mickael (élu à l'unanimité)
sont candidat au poste de trésorier
Eric (élu à l'unanimité)
sont candidat au poste de sécretaire
Kevin  (élu à l'unanimité)
sont candidat au poste de vice-président
Jacques (élu à l'unanimité)
sont candidat au poste de trésorier adjoint
Michel (élu à l'unanimité)
sont candidat au poste de sécretaire adjoint
Anne (élu à l'unanimité)
-------------------
L'assemblée générale est close à 12h30 le 30/06/2018


Si vous voyez des informations à modifier ou à préciser, merci de revenir vers moi avant vendredi, je le posterai dans la soirée.

Merci à tous !

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Re: Compte-rendus des AG/AGE et réunions CA

Message par Admin le Mar 21 Aoû - 13:11

Bonjour à tous !

Voici les comptes rendus de de la réunion du CA ainsi que de la réunion du bureau qui l'a précédée.

CR réunion du bureau du 08/08/2018

Spoiler:
Présents :
- Mickaël « Wulfkrieg » (Président)
- Eric « Arhnayel » (Trésorier)
- Kevin « Kerian » (Secrétaire)
- Anne « Dame du lac » (Secrétaire adjointe)

Absents :
- Jacques « Sargeroth » (Vice-Président)
- Michel « Grenadier » (Trésorier adjoint)

Avertis des sujets abordés lors de cette réunion, Jacques « Sargeroth » et Michel « Grenadier » ont transmis leurs avis et votes à Mickaël « Wulfkrieg ».
Les avis et votes des deux personnes absentes ont bien été communiqués et pris en compte lors de la réunion.

Il en ressort que :

1/ Vote à l'unanimité pour un rappel à l’ordre de Frédéric « Crilest » Joulia au motif d’un problème de comportement portant atteinte à l’association ainsi qu’à ses membres tant en interne (forum et locaux) qu’en externe (discussions hors des locaux et outils fournis par l’association).

2/ Vote à 5 pour et 1 s’abstenant pour un rappel à l’ordre de Simon « Master Avoghai » Chéenne concernant son comportement suite à l’élection du CA, comportement étant jugé comme non adapté à un milieu associatif.



CR réunion du CA du 08/08/2018

Spoiler:
Présents :
Mickaël « Wulfkrieg » (Président)
Eric « Arhnayel » (Trésorier)
Kevin « Kerian » (Secrétaire)
Anne « Dame du lac » (Secrétaire adjointe)
Thomas « Shadocks »
Luc « Lukyluke »

Absents :
Jacques « Sargeroth » (Vice-Président)
Michel « Grenadier » (Trésorier adjoint)



1/ Développement de nouveaux jeux
Il a été observé que l’association n’incite que peu à la découverte et au développement de nouveaux jeux. Observations que ce sont régulièrement les mêmes jeux qui sont joués.
Actuellement, quand une personne souhaite proposer un jeu, il doit avoir de quoi faire jouer deux personnes, ce qui a été jugé comme inadapté et freinant toute découverte de jeu.

Proposition : réserver par an une somme (100€ ce qui correspond globalement à une boîte deux joueurs) pour investir dans un jeu, choisi après vote des membres, sous réserve que la personne proposant le jeu s'engage à peindre les figurines et être moteur dans le développement du jeu au sein de l'association.
Toute personne votant pour développer un jeu s’engage à :
essayer le jeu en question ;
participer à son développement au sein de l’association en peignant les figurines achetées par l’association et/ou en se mettant à niveau sur les règles afin d’animer des parties d’initiation.
Un jeu ne sera acheté par l’association après vote de ses membres que s’il reçoit au moins 4 votes « pour » et qu’il est en tête du sondage.
Le jeu pourra être revendu s'il ne fonctionne pas et servir à investir dans d'autres jeux les années suivantes.
Proposition validée à l’unanimité.

Proposition : solliciter des éditeurs de jeux afin qu'ils viennent présenter leurs jeux sur une journée.
Proposition validée à l’unanimité.


2/ Armées SW/Tyty de l'association
Proposition : les faire estimer pour les vendre car ces armées ne sont pas ou peu utilisées. Un gain de place sera par ailleurs fait.
Proposition validée à l’unanimité.

Proposition : inventaire à faire à la rentrée ainsi qu’un rangement des armoires.
Proposition validée à l’unanimité.


3/ Proposition pour les années à venir
Volonté de développer l'association pour s'assurer une nouvelle salle/place dans une salle une fois les travaux terminés.

Proposition : organisation d’un tournoi Warmachines par Wulfkrieg : Alésia fournit la salle et les tables et s'occupe de l'organisation et gestion le jour J et le Grenier Des Légendes (GdL) fournit les décors.
Proposition validée à l’unanimité.

Proposition : journée des associations : mini-parties sur des jeux/univers connus (X-Wing, Walking Dead).
Proposition validée à l’unanimité.

Proposition : organisation d’un tournoi 40K externe et ouvert aux membres : petit format (16 joueurs) et règlement à prévoir.
Proposition validée à l’unanimité.

Proposition : à long terme (année prochaine ?) grande journée multi-jeux ouverte au public antonien, par exemple un weekend ludique antonien : invitation des éditeurs, sollicitation d'autres associations similaires de la région (association de jeu d’échecs…)
Proposition validée à l’unanimité.


Proposition : interclub avec les Grenadiers en 2 temps :
24/11 : prendre contact -> chacun vient avec le jeu qu’il souhaite, la seule restriction étant que chacun joue avec un membre de l'autre club au moins une fois dans la journée.
2e temps (date à définir suite à la première journée) : petite convention ou tournoi -> jeu(x) à choisir.
Proposition validée à l’unanimité.

Proposition : en cas d'événement avec un autre club, mise en place de référents :
Grenadiers -> Michel, GdL -> Mickael.
Proposition validée à l’unanimité.


4/ Partenariats envisagés
Les partenariats sont en lien avec les propositions évoquées plus haut :
- éditeurs : Victoria Games (Walking Dead, Star Saga, Deadzone...) ;
- autres clubs de Wargames : GdL, maintien du partenariat Grenadiers ;
- partenariat avec association de GN AEGIS pour un échange de bannières sur les forums.
Propositions validées à l’unanimité.


5/ Communication des événements
Rappel qu’en cas d’événement (tournoi, convention ou interclub) il faut contacter la mairie.

6/ Plateformes associatives et outils d’Alesia
Afin de pérenniser l’association, il a été décidé à l’unanimité que l’ensemble des organes de communication de celle-ci ne soient plus rattachés à une personne physique mais à l’association en tant que personne morale.
Ainsi, le forum associatif, le site Google qui y est rattaché ainsi que la page Facebook, qui ont été créés à partir de l’adresse mail privée et/ou du forum appartenant personnellement à Frédéric « Crilest » Joulia seront recréés.
Le bureau se chargera, après lancement des nouvelles plateformes, de contacter Frédéric « Crilest » Joulia afin que les anciennes plateformes (forum + site + page Facebook) soient fermées, ces dernières n’étant plus en accord avec les décisions votées.
Les nouvelles plateformes seront donc créées en utilisant systématiquement l’adresse mail associative.
Ces dernières seront disponibles au plus tard à la date de la première session de l’année 2018/2019.
Proposition validée à l’unanimité.


7/ Périodicité des réunions
Proposition : Réunion du bureau une fois tous les deux mois soit via Skype, soit avant une session afin de faire le point sur les actions passées, en cours et prévues.
La première réunion est prévue le premier weekend d’octobre.
Proposition validée à l’unanimité.

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Re: Compte-rendus des AG/AGE et réunions CA

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