Compte-rendus des AG/AGE et réunions CA

PV ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE

En date du 28 Septembre 2013 à 11H00 ;

Conformément à la demande exprimée par la majorité des membres présents à l'assemblée générale en date du 29 Juin 2013, étaient présents physiquement:

• M. Christophe FISCHER
  
• M. Adrien POMELLET, Trésorier de l'association
  
• M. Matthieu ROUAUX
  
• M. Alexandre VAUTRAIN
  
• M. Aurélien BOILLETOT
  
• M. Fréderic JOULIA, Secrétaire de l'association
  
• M. Chin Vec QUACH
  
• M. Eric JOUSSET
  
• M. Thierry MASSE
  
• M. Vincent CAZABAN
  
• M. Thomas RODRIGUEZ
  

et par procuration:

• M. Kevin BERTHOLOM, procuration donnée à M. Fred JOULIA
  
• M. Alexandre POMIER, procuration donnée à M. Fred JOULIA
  
• M. Florent MARBACHE, procuration donnée à M. Thomas RODRIGUEZ
  

présidés par M. Guilhem ITIE, en sa qualité de Président de l'association pour soumettre à l'ordre du jour:

• Nomination du Conseil d'Administration et du bureau pour 2013-2014
  
• Mise à plat des statuts juridiques
  

Aucune personne présente n'a souhaité rajouter un point à l'ordre du jour.

-

* En  premier point, il a été validé la composition du Conseil d'Administration de l'association ALESIA à dix membres. Ce conseil est composé de:

• M. Christophe FISCHER
  
• M. Adrien POMELLET
  
• M. Matthieu ROUAUX
  
• M. Alexandre VAUTRAIN
  
• M. Aurélien BOILLETOT
  
• M. Fréderic JOULIA
  
• M. Vincent CAZABAN
  
• M. Florent MARBACHE
  
• M. Guilhem ITIE
  
• M. Thomas RODRIGUEZ
  

pour une durée d'un an reconductible.

-

* Il a alors été rappelé qu'en sa qualité de membre du CA, M. Florent MARBACHE est considéré comme Gestionnaire et doit pouvoir jouir des mêmes droits.
Cela a été accepté à l'unanimité.

-

* Après les débats, Il a été décide que les membres du CA se réuniront tous les trimestres avec une première date en décembre.
Cela a été accepté à la majorité.

-

* Il a aussi été décidé que les choix d'amélioration de l'association (projets, achats supérieurs à 50€ et autres cas à définir, hors "session .5") seront traités de la sorte:

• Création d'un sujet de discussion suite à l'émission de l'idée pour une durée d'une semaine où membres du CA et Gestionnaires peuvent débattre.
  
• A la fin de cette semaine, un vote est créé, pour une durée de trois jours où seuls les membres du CA peuvent voter. Un e-mail sera envoyé à cet effet pour ces derniers. Ces votes (par "oui" ou "non" seulement) seront publics pour vérifier leur bon fonctionnement.
  
• Une fois les trois jours passés, le vote sera clos et la décision adoptée.
  

La décision d'acceptation ou de rejet de la proposition sera adoptée à la majorité absolue des votants. S'il n'est pas en mesure de connaitre le résultat (cinquante pourcents pour chaque choix possible), une Assemblée Générale Extraordinaire pourra être organisée dans les plus brefs délais si plus de soixante six pourcents des votants (sept personnes) ou le Président sont d'accord, ou un vote sera de nouveau organisé ou il n'y aura pas de modification.
Une demande d'AGE reste possible à n'importe quel moment, avec les même validations.

-

* Enfin, il a été procédé au vote des membres du bureau de l'association. Suite à ces votes:

• M. Guilhem ITIE reste Président de l'association ALESIA
  
• M. Christophe FISCHER devient Vice-président de l'association ALESIA
  
• M. Adrien POMELLET reste Trésorier de l'association ALESIA
  
• M. Aurélien BOILLETOT devient Vice-trésorier de l'association ALESIA
  
• M. Thomas RODRIGUEZ devient Secrétaire de l'association ALESIA
  
• M. Vincent CAZABAN devient Vice-secrétaire de l'association ALESIA
  

pour une durée d'un an reconductible.

-

* L'ordre du jour étant épuisé, la séance fut levée.

Procès verbal rédigé en date du 30 Septembre 2013 par M. Thomas RODRIGUEZ, en sa qualité de Secrétaire.

>A faire :
Au niveau des Locaux :
RAS

Niveau Comptes,
# Il faudrait voir pour mettre en place une possibilité de paiement des cotisations par virement ; RIB à télécharger sur le site de la Poste et mettre en ligne sur ALESIA. (Action Adrien/Aurélien)

Au niveau des Sessions,
# Il a été décidé de faire un 5eme jeu de clés (Action Ken), et de donner aux 3 personnes suivantes un Jeu de clés de maniere fixe : Ken, Thierry, Matthieu, car habitant à côté et étant assez disponibles. Les 2 jeux supplémentaires seront passé à 2 des 3 Responsables des sessions suivantes (comme actuellement). FAIT
# Il a été émis l’idée de réfléchir à un moyen d’identifier plus facilement les 3 Responsables de Session (Action Thomas)
# Il a été émis l’idée de retenter de faire un Trombi (Action Thomas)

Niveau Rangement,
# Il faudrait voir pour agrandir l'armoire bleu non optimisé pour son utilisation et donc chercher pour une nouvelle armoire ‘blindée’ (Action Kikin’enveut)

Niveau Evenements,
# un tournoi 40K est prévu à la rentrée 2013 (Action CZB)
# Une possibilité d’Interclub des environs est à étudier (Action Kikin’enveut)

Niveau Décors,
# Il a été émis l’idée de faire des sessions de peinture de décors (Action Mathieu C.)
# Il a été également émis l’idée de faire des concours de peinture de décors, pour motiver les membres à peindre les décors d’ALESIA (Action Kikin’enveut)

Niveau Buvette,
# le solde de la Buvette sont à réintégrer aux comptes de l’association (Action Adrien/Aurélien).
Les achats pour la buvette seront effectués ou remboursés par l'association. Un bilan de l'argent liquide disponible après chaque session suivi d'un dépôt serait souhaitable.

Niveau Statuts de l’association :
# Création d'une enquête de satisfaction (Action Thomas), pour connaître l’avis des membres inscrits ayant cotisé, mais peu présents lors des sessions ou qui ont quitté l’association en cours d’année; ceci nous permettra de mieux comprendre les attentes des membres (Squelette de l'enquête disponible en gestion & envoyés à tous les membres)

Nota hors AG à faire :
Nota 2 : Faire une fiche à scotcher sur la porte de la grande salle : "Nourritures et boissons interdites dans cette salle." (Action Fred/Thomas)

>Fait :

Spoiler:

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>Sans action:
Au niveau des Locaux :
# Pas de nouveaux gestionnaires nommés au cours de la réunion. Il est soulevé que ce rôle n’existe pas dans les statuts de l’association, mais qu’il peut être résumé par “membre actif disposant d’un pouvoir consultatif dans les décisions prises par le bureau et/ou conseil d’administration”

Niveau Comptes,
# avec 46 membres inscrits, il nous reste 336€ après dépenses de l’année. Somme gardée en totalité pour pouvoir payer les frais fixes d’assurance et de gestion compte de l’année prochaine.
Les achats principaux cette année ont été : 8 Tables support chez Carrefour, 2 Tables de jeux GW, 3 Tapis Zuzzy, 2 Tables de jeu modulable SWM.
Details : Environ 2/3 des membres en début d'année (à 30 euros), 1/3 en cours d'année (à 20); passage de 42 à 46 membres, peu de nouveaux donc.
84 Euros de frais de compte;
192 d'assurance;
Il est souhaitable de garder une provision de 300 euros.
Il faut également éviter de jouer sur les cotisations qui constituent la base de revenus de l'association (ie : ne pas proposer des reductions de cotisation, même sous certaines conditions).

# Il a été également décidé de passer à 3 le nombre de Resp. de Sessions, sur le modele de 1 Responsable principal et 2 Responsables suppléants.

Au niveau des Sessions,
# Reconduction du non libre accès au matériel type Reglette/Mettre ruban/Dés/Livres de regles hors Journée événementielle spéciale.

Niveau Rangement
RAS

Niveau Gestion,
# Il a été décidé que pour une décision d’achat >200€, ou pour une décision jugée importante, une réunion rapide devra être faite en session par les Gestionnaires, pour décider, et non plus décision prise sur le forum.

Niveau Evenements,
RAS

Niveau Décors,
# il a été décidé de geler les achats de décors jusqu’à nouvel ordre, pour se concentrer sur la peinture des nombreux non peints.


Niveau Buvette,
# Une fois la gestion de la buvette rétablie (personne gérant + carte), la réouverture de la buvette sera faite et se fera toutes les 2h (10h-12h-14h-16h-18h ou 11h-13h-15h-17 si impossibilité d’ouvrir à 10h), pendant 5minutes (avec annonce orale), sous la surveillance d’un Responsable de Session, qui sera responsable des ventes et encaissements.


Niveau Statuts de l’association :
# A noter que plusieurs membres présents ont pointé du doigt le peu de présence de membres du bureau lors des sessions, et en particulier certains ont précisé ne pas savoir qui etait le président de l’association.
# Il est soulevé que le rôle de “Gestionnaire” n’existe pas dans les statuts de l’association, mais qu’il peut être résumé par “membre actif disposant d’un pouvoir consultatif dans les décisions prises par le bureau et/ou conseil d’administration”

Thomas & Alexandre a écrit:
COMPTE RENDU "Matinée de formation Association"

En date du 30 Novembre 2013 à 09H00 ;

Sur invitation de Mme Annie LEON, Conseillère municipale, pour une demi-journée de formation, furent présent ce jour là:
- M. Christophe FISCHER, Vice-président de l'association ALESIA
- M. Alexandre VAUTRAIN, Représentant du CA de l'association ALESIA
- M. Thomas RODRIGUEZ, Secrétaire de l'association ALESIA

Pour rappel des thèmes abordés:
- Obligations légales sur les structures
- Organisation, Moyens, Financements, Partenariats associatifs et Comptabilité
- Personnel salarié ou bénévole, assurances, code du travail.

Résumé des obligations et points important évoqués pouvant concerner l'association ALESIA:

Niveau assurance:
- Généralités :

• Les membres du CA sont responsables juridiquement (pas uniquement le bureau) de tous les problèmes qui pourraient arriver.
  
• Il a été conseillé de vérifier que le contrat d'assurance intègre une protection civile ET défense (qui intègre les frais d'avocats). A noter que le contrat d’assurance ne couvrira jamais la responsabilité pénale (engagée en cas d’activité illégale), mais uniquement la responsabilité civile (dommage aux personnes).
  
• Il a été conseillé d'agrandir le plafond de la responsabilité civile à plus de Dix millions d'euro. Pour exemple, un accident rendant une personne paraplégique peut attendre douze millions en préjudice.
  
• Location des locaux : Il y a obligation d'assurer les locaux aux risques locatifs si l’association est locataire.
  
• Location de véhicules : Si ALESIA était amenée à louer des véhicules, les membres transportés pourraient se retourner contre l’association en cas d’accident (en plus de se retourner vers le conducteur). Donc si on doit louer un véhicule au nom d’ALESIA, bien vérifier que notre assurance nous couvre avant.
  
• Membres mineurs : Si l'association intègre des mineurs, il y a obligation d'avoir une assurance qui couvre l’accueil de mineurs.
  
• Biens de l’association : Les biens doivent être couverts par le contrat d’assurance. Concernant l'association ALESIA: la majorité des biens étant des dons et/ou des biens « fabriqués » par nous même, il faut faire prévaloir la valeur de la matière première ainsi que le temps passé à la fabrication (assimilation à une œuvre d'art). Intérêt pour nous d’intégrer ces éléments dans notre inventaire et de fournir la liste à notre assureur, pour être couvert en cas de vol et/ou dégradation.
  

Niveau association:
AG, AGE, CA :

• Toutes décisions de modification des statuts doivent obligatoirement être prises en Assemblée Générale (AG). Rq : pour ALESIA nos statuts prévoient qu’ils ne puissent être modifiés qu’en AGE.
  
• Tous les ordres du jour envoyés pour AG, AGE ou CA, doivent être accompagnés en PJ des éléments qui seront discutés lors de la réunion. Par exemple les pièces comptables, les statuts, etc.
  En l’absence des pièces nécessaires, les membres non présents lors de l’AG/AGE/CA ne peuvent pas légalement évaluer la situation et donc n’ont pas le droit de donner de pouvoir(s).
  
• Le Conseil d'Administration (CA) à pour but de veiller à la bonne application des décisions prises en AG.
  
• Le CA doit en général comprendre entre Sept et Douze membre
  

Statuts et Règlement Intérieur :

• Chaque adhérent doit se voir remettre les statuts de l'association à laquelle il adhère.
  
• Il a été conseillé de ne pas mettre d'adresse pour le siège de l’association dans les statuts : Seule la ville et le département sont obligatoires.
  
• Conseil d’ajouter au statut ou au RI que le CA statue sur les demandes d'adhésion lors des réunions CA : permet de refuser des membres. Sinon nous n’avons aucun moyen légal de refuser l’adhésion d’un membre.
  
• Conseil d’ajouter aux statuts l’existence d’un règlement intérieur, et de faire voter ce règlement intérieur en AG. Il aura alors force de loi et pourra être utilisé en justice en cas de problème (ex: exclusion d’un membre pour non-respect du RI, le membre nous attaque pour qu’on le rembourse et pour nous emmerder, si le RI est voté en AG, c’est bon, sinon non).
  
• Il n'y a aucune obligation de diffusion au Journal Officiel (JO) une modification des statuts de l'association.
  
• Il a été conseillé d'inclure dans les statuts, le montant dégressif de la cotisation (même si les montants ne sont pas précisés, indiquer au moins que le montant est fonction de la date d’inscription)
  

Registres secrétariat et comptabilité

• - Le secrétariat se doit de tenir un registre spécial, sur feuille numérotées et paraphées par 2 personnes différentes, normalement calligraphiées comprenant:
  
  
  
  • Les statuts et modifications de statuts
    
  • Les modifications du CA (composition, etc)
    
  • Les copies des ou de la déclaration préfecture et modifications ultérieures, JO, etc.
    
  
  
  
• Le secrétariat se doit aussi de tenir un second registre comprenant:
  
  
  
  • Les procès-verbaux d'AG et d'AGE, pages numérotées et signées par 2 personnes différentes (en général, président + secrétaire)
    
  
  
  
• Il a été noté que les bulletins d'adhésion doivent être gardés Trente ans minimum.
  
• L’ensemble des documents obligatoires à conserver sont listés sur Internet : http://centredoc.benevolat.org/index.php/fonctionnement-vie-statutaire/general/100-la-conservation-des-documents
  
• Le trésorier doit lui conserver l’ensemble des pièces comptables (factures, bilans, etc)
  
• Toutes ces pièces, secrétariat et comptabilité, nous seraient demandées lors des inspections par les autorités (mairie, etc). En cas d’absence la dissolution de l’association peut être prononcée.
  

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Action à prévoir suite à cette réunion:

* Modification des statuts pour:
- Retirer l'adresse de l'association ALESIA
- Inclure la dégression de la cotisation, voire inclure la valeur de cette dernière
- Modifier le nombre minimum des membres du CA
- Autres modifications mineures

* Intégrer les pièces jointes nécessaires lors des convocations aux AG, AGE, CA.

* Faire un point sur le contrat d'assurance de l'association ALESIA pour vérifier que l'association est bien couverte sur tous les points nous concernant

* Faire un inventaire des biens stockés dans la salle pour être couvert par notre assurance et avoir une liste à fournir en cas de vol/dégradation

* Créer un registre spécial et le registre secondaire

* Se former en comptabilité d’association et avoir de vraies pièces comptable (tableau Excel insuffisant).

A ce sujet, il est proposé de rencontrer le consultant de la mairie, disponible tous les jeudis de 17h à 19h sur rendez-vous, pour comprendre ce qui doit être fait…

Il est a noté que si l'association ALESIA n'est pas aux normes légales, le moindre accident peut lui couter sa dissolution! Et gros problèmes pour tous les membres du CA !!!


Compte rendu rédigé en date du 05 Décembre 2013 par M. Thomas RODRIGUEZ, en sa qualité de Secrétaire, corrigé par M. Alexandre VAUTRAIN, membre du Conseil d'Administration

PV REUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION 01

En date du 04 Janvier 2014 à 10H00 ;

Conformément à l'application des statuts de l'association ALESIA, la première réunion du CA à eu lieu. Étaient présents physiquement:

• M. Christophe FISCHER, Vice président de l'association
  
• M. Aurélien BOILLETOT, Vice trésorier de l'association
  
• M. Matthieu ROUAUX
  
• M. Alexandre VAUTRAIN
  
• M. Florent MARBACHE
  
• M. Thomas RODRIGUEZ, Secrétaire de l'association
  

et par procuration:

• M. Fred JOULIA, procuration donnée à M. Aurélien BOILLETOT
  
• M. Vincent CAZABAN, procuration donnée à M. Thomas RODRIGUEZ
  

présidés par M. Guilhem ITIE, en sa qualité de Président de l'association pour soumettre à l'ordre du jour:

• Rappel sur le fonctionnement des achats
  
• Décisions à prendre suite à la réunion des représentants des associations
  
• Décisions à prendre pour session Jeux salle nouveau locaux
  
• Avancée des actions CR Juin
  
• Mise au clair du CR de l'AGE de Septembre
  
• T-shirt et Tournois
  

Aucune personne présente n'a souhaité rajouter un point à l'ordre du jour.

Après lecture de l’ordre du jour, la session a pu commencer.

* En  premier point, il a été validé la prolongation du gel de tous les achats de décors de jeu, ainsi que de surfaces de jeux (tables de jeu, tapis de jeu...). Ce gel pourra être retiré suite à un inventaire des biens de l’association. Selon les biens recensés, une analyse sera créée pour connaitre les manques et les besoins de l’association.

-

* Il a alors été rappelé que tous les achats de l’association ALESIA dépassant Cinquante euros doivent être obligatoirement validés par le CA. Il a été émit l’idée d’instaurer une budgétisation des achats lors des AG. Ainsi, une séparation du budget global en plusieurs partie dont « Support&Surface de jeu » (Support : tables carrefour ; Surface : tables de jeu GW, tapis Zuzzi...), « décors » et  « rafraîchissement des biens ». Cette solution sera à mettre en place lors de la prochaine AG.

-

* Au sujet des décisions à prendre suite à la demi-journée de formation, il a été demandé aux trésoriers de l’association de fournir un bilan comptable lors des AG. Une valorisation des biens de plus de quinze euros sera à faire lors du prochain inventaire. Il a été rappelé que les AG/AGE ne servent qu’à voter et non discuter. Ainsi chaque question doit être préalablement préparée pour être ensuite voté avec tous les éléments adéquats.
M. Christophe FISCHER, en sa qualité de vice président, prépare une mise à jour des statuts en rapport avec ce qui a été dit.
Il a aussi été demandé à ce que le contrat d’assurance soit accessible en lecture aux membres du CA.

-

* Il a été évoqué la demande de la mairie pour connaitre les envies de l’association ALESIA sur les nouveaux locaux. M. Guilhem ITIE a décrit les possibilités : deux ou trois tables disponibles, avec chaises et aucune possibilité de stockage. Une partie de jeu de figurine sera possible seulement si les joueurs ramènent entièrement leurs matériels (surface de jeu, décors, figurines...). L’association ALESIA refuse le prêt de décors pour cette utilisation.
Aucune solution n’a été prise quant au choix du jour de la semaine. Il a alors été décidé de demander à l’ensemble des membres de l’association. Cette demande sera faite par M. Guilhem ITIE.

-

* Après débats, les décisions suivantes ont été prises concernant les actions du CR du mois de juin :

• Niveau comptes :
  

Les RIB sont disponibles sur le forum de l’association et doit être visible. Une communication à ce sujet sera faite par le secrétariat.

• Niveau sessions :
  

Il a été adopté l’idée d’avoir des brassards pour définir facilement les responsables de sessions. Cette action sera prise en charge par M. Alexandre VAUTRAIN.

• Niveau trombinoscope :
  

Cette action va être relancée par M. Thomas RODRIGUEZ.

• Niveau rangement :
  

Un inventaire doit être réalisé. Celui-ci sera suivi d’un tri et d’une optimisation du rangement. Cette action sera prise en charge par M. Christophe FISCHER.
Il faut demander aux membres de l’association s’ils ont possibilité d’avoir une armoire pour remplacer l’armoire bleue de l’association.

• Niveau décors :
  

Une session peinture doit être relancer par M. Adrien POMELLET. Une modification des cotisations est en cours de réflexion et sera proposée à la prochaine AG.
A l’unanimité, les membres du CA ont déclaré qu’il n’y avait pas de manque de décors actuellement.

• Niveau buvette :
  

Les comptes de la buvette ont été intégrés aux comptes de l’association.

• Niveau gestion :
  

Une clarification du statut de gestionnaire a été demandée ainsi qu’une réévaluation. Cette action sera prise en charge par M. Christophe FISCHER.
Le secrétariat va également rappeler aux gestionnaires qu’ils peuvent proposer des idées et participer aux débats sur la vie de l’association.

• Niveau  vie associative :
  

L’enquête de satisfaction a été jugée inutile et le projet a été abandonné. Par contre, une enquête pour connaitre les besoins en décors doit être créée par le secrétariat. Cette enquête restera dans le bureau pour sa création.

-
 
* Suite aux commentaires de plusieurs personnes, un point du CR de l’AGE, en date du 28 septembre 2014, a été modifié en vu d’une modification des Statuts. Le texte initial :
« A la fin de cette semaine, un vote est créé, pour une durée de trois jours où seuls les membres du CA peuvent voter. Un e-mail sera envoyé à cet effet pour ces derniers. Ces votes (par "oui" ou "non" seulement) seront publics pour vérifier leur bon fonctionnement. »
sera modifié de la sorte :
« A la fin de cette semaine, un vote est créé, pour une durée de trois jours où seuls les membres du CA peuvent voter. Un e-mail sera envoyé à cet effet pour ces derniers. Les votants ne pourront voter que par oui ou par non. Le résultat de la décision des votes sera visible par les gestionnaires et membres du CA pour vérifier leur bon fonctionnement. »

-

* Pour clore l’ordre du jour, il a été abordé le sujet du tournoi de l’association. M. Aurélien BOILLETOT à reprit la charge de se projet. Il en a exposé une ébauche: période d’Avril/Mai, cinq ou six tables de jeu et équipes de deux. Le reste du règlement sera présenté plus tard. Pour rejoindre l’idée de se rapprocher de l’association des Grenadiers de l’Essonne, ce tournoi sera considéré comme un tournoi amical entre nos deux associations. Cependant, il sera traité avec sérieux pour voir les capacités de l’association pour monter un tel projet.

-

* Enfin, un point sur le projet personnel de M. Alexandre VAUTRAIN a été fait par ce dernier. Le projet présenté à plu à l’ensemble des membres présents et l’accord de poursuite a été donné. Selon le prix et le choix du prestataire final, la question sur une éventuelle finance de l’association sera a prévoir.

-

* L'ordre du jour étant épuisé, la séance fut levée.

Procès verbal rédigé en date du 09 Janvier 2014 par M. Thomas RODRIGUEZ, en sa qualité de Secrétaire.

PV REUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION 02

En date du 12 Avril 2014 à 10H00 ;

Conformément à l'application des statuts de l'association ALESIA, la seconde réunion du CA à eu lieu. Étaient présents physiquement:

• M. Adrien POMMELET, Trésorier de l'association
  
• M. Aurélien BOILLETOT, Vice trésorier de l'association
  
• M. Matthieu ROUAUX
  
• M. Alexandre VAUTRAIN
  
• M. Florent MARBACHE
  
• M. Frédéric JOULIA
  
• M. Thomas RODRIGUEZ, Secrétaire de l'association
  

et par procuration:

• M. Guilhem ITIE, procuration donnée à M. Alexandre VAUTRAIN
  
• M. Vincent CAZABAN, procuration donnée à M. Thomas RODRIGUEZ
  

présidés, en l’absence du Président,  par M. Christophe FISCHER, en sa qualité de Vice Président de l'association pour soumettre à l'ordre du jour:

• Les trousseaux de clefs volants et fixes
  
• Définir la notion de "Keys Masta"
  
• Point sur les comptes mails & divers de l'Association
  
• La dégradation des locaux
  
• Utilisation de l'Aérographe dans les locaux
  
• Prêt de décors aux Tournois des Grenadiers
  
• Le debriefing des activités passées:
  
  
  
  • tournoi
    
  • T-shirt
    
  • Événements planifiés
    
  • projets tombés à l'eau
    
  
  
  
• Le rôle du membre du CA
  
• Demande d'élargissement du CA
  
• Etat des enregistrements secrétaires et trésoriers de l'Association
  
• Le rôle du gestionnaire
  
• Suite à donner à l'inventaire
  
• Le gel des achats
  
• Revoir les achats planifiables sur 12 mois
  

Un point a été rajouté à l’ordre du jour par M. Thomas RODRIGUEZ :

• Point sur la gestion des conflits
  

Aucune autre personne présente n'a souhaité rajouter un point à l'ordre du jour.


Après lecture de l’ordre du jour, la session a pu commencer.

* En  premier point, il a été validé la transformation d’un des trois jeux de clefs des locaux de l’association dit « fixe » en « volant ». Cela signifie que le jeu de clef de M Matthieu ROUAUX n’est plus censé être gardé par ce dernier mais peut circuler entre les responsables de session au besoin. Suite à cela, il a été rappelé que la notion de « Key masta » n’est qu’un nom sans responsabilités ni charges.

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* Un point a ensuite été fait sur les comptes bancaires de l’association en prévision des votes pour les achats. Il a été décidé ainsi de remplacer le système informatique de la sauvegarde des informations d’ALESIA. L’association utilisera à présent la solution Google Drive.

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* Au sujet de la dégradation des locaux, point remonté entre le conseil 01 et 02, l’action de l’association a été bénéfique car la mairie à remplacé une grande partie des chaises par des neuves. Une question a été posée au président : « la mairie doit elle nous prévenir de l’utilisation des locaux le dimanche ? ». A la demande de la majorité du CA, l’association demande à son président de demander à la mairie s’il est possible que l’association puisse utiliser la salle certains dimanches de l’année.

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* Il a été évoqué la demande de l’association des Grenadiers de l’Essonne concernant le prêt de décors pour leur tournoi. Le CA a accepté à l’unanimité la demande pour garder les bonnes relations entretenues entre les deux associations. La responsabilité de ce prêt a été prise par M. Aurelien BOILLETOT.
Sur ce même sujet, un point a été fait sur le tournoi organisé par M. Aurelien BOILLETOT.

• En point général, les retours ont été très bons. Ce fut un gros succès.
  
• En point financier, le tournoi a été perdant. Le problème avec le fournisseur en est la cause principale, si bien que l’association a décidé de ne plus passer par lui.
  
• En point négatif, le repas séparé à déçu la plupart des joueurs. Ce point sera revu pour une édition future. De plus, dans sa majorité, le CA demande à ce qu’un effort se fasse sur les scénarios de jeu ainsi que sur les surfaces de jeu.
  

Pour ce projet, le CA tient à féliciter M. Aurelien BOILLETOT pour son implication et sa gestion du projet et l’invite à réitérer !

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* Suivant l’ordre du jour, M. Alexandre VAUTRAIN à présenté la fin de son projet de t-shirt. Celui-ci est clos. Les factures vont être fournies à Alesia en cas de commande future. Un t-shirt de chaque taille a été commandé en plus pour les éventuels rajouts en cours d’année.
Pour ce projet, le CA tient à féliciter M. Alexandre VAUTRAIN pour son implication !

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* Au sujet des événements planifiés, l’achat de l’armoire à couté soixante-dix euros. Le CA a tranché sur trente euros pour la duplication des clefs de l’armoire, ce qui monte le coute à environ cent euros. La responsabilité de la duplication des clefs d’armoire a été prise par M. Frédéric JOULIA.
L’association sera présente bénévolement pour l’événement W-Day, à l’initiative de la ville de Boulogne. Dix volontaires représenteront l’association pour faire une présentation de ses activités. M. Simon (« Master Avoghai ») prêtera ses décors personnels pour l’événement. Une décharge lui sera fait signer pour une question de responsabilité.
Enfin, la brocante organisée entre les deux associations ALESIA et Les Grenadiers de l’Essonne a bien fonctionné. Le CA déplore le manque d’investissement de l’association des Grenadiers, cependant, il invite a ce que ce projet soit réitérer en agrandissant la communication faite autour.

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* A la demande de certains membres, un rappel a été fait sur le rôle du membre du CA. La notion de membre actif se définit par le fait d’être à jour de sa cotisation. De plus, le CA est réélu lors des AGO avec un appel aux candidatures trente jours avant et un dépôt quinze jours maximum avant. L’ordre du jour est préparé en amont et envoyé à tous les membres pour pouvoir voter.
Une proposition pour une redéfinition du rôle du membre du CA : « Un membre du Conseil d’Administration doit avoir été responsable ou coresponsable d’un projet durant l’année en cour pour pouvoir se présenter » a été refusée par vote.
De plus, le CA en a profité pour refuser l’élargissement du CA en cours d’année.

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* Le CA rappel au secrétariat qu’il doit tenir un registre comme expliqué lors de la demi-journée de formation inter-association. La trésorerie rappel au CA qu’elle n’a pas besoin de tenir un bilan comptable car la structure de l’association est trop petite.

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* Suite à débat, le CA a décidé de supprimer le terme « gestionnaire » car redondant avec le membre du CA et/ou le responsable de session. Cette décision sera entérinée lors de la prochaine AG.

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* A la demande du CA à l’unanimité, le président de l’association doit s’entretenir avec la mairie pour avoir une autorisation pour l’utilisation de l’aérographe au sein des locaux.

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* Un grand point a été fait sur l’inventaire de l’association. Tout d’abord, le projet « Inventaire de Nappy » est toujours en cours et est sous la responsabilité de M. Mathieu ROUAUX. Ensuite, après l’inventaire d’Alesia, le CA a décidé de mettre en vente certaines de ses figurines, rarement utilisées. De ce fait, l’association gardera les figurines de Space Wolf peintes. Ces dernières encore sur grappe seront gardées et proposées pour des concours de peinture. Les figurines d’Orks et celle de Space marine pour Epic 40 000 seront mise en vente. L’association va contacter M. Vincent CAZABAN pour les figurines d’Epic 40 000.
La CA rappelle qu’il reste encore beaucoup de décors à peindre et de ce fait, le gel des achats de décors est maintenu.
Cependant, le CA demande à sa trésorerie de préparer un budget prévisionnel pour l’année 2014/2015 en séparant les divers axes d’achats.

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* Enfin, à la demande de M. Thomas RODRIGUEZ, un rajout à l’ordre du jour a été fait pour parler des solutions à prendre suite à la période de conflit au sein de l’association. Une volonté d’auto discipline s’est dégagée de l’ensemble du CA. Celui-ci a décidé de ne plus faire de « suppression de posts » sur le forum de l’association. A la place, le membre du CA qui modère le conflit supprime le contenu du post incriminé et le remplace par un message expliquant la raison du contenu et signe sa modération.
Le CA réfléchi pour un message standard.

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* L'ordre du jour étant épuisé, la séance fut levée.


Procès verbal rédigé en date du 10 Juin 2014 par M. Thomas RODRIGUEZ, en sa qualité de Secrétaire.

Rappel de l'Ordre du Jour:

Questionnaire avec réponses:

Présents : Crilest, Thurim, Ghuy Nass, Samuss, Aenarel, Xafian, Marmotte, Kerian

1/ Validation des nouveaux statuts
*Relecture orale par le président des différents points ayant été modifiés
*Rappel du fonctionnement des procurations
*Réduction du délai pour une convocation AGE à 15jours
*Mise en place d'une réunion 2 mois avant la prochaine AG pour effectuer une vérification du prévisionnel budget et confirmation des points relatifs aux procurations
*Rappel sur le fonctionnement des exclusions temporaires (décision à la majorité du bureau) et définitives.

2/ Bilan financier
*Présentation du tableau de suivi par le trésorier
*Rappel sur le fonctionnement concernant l'encaissement des chèques (délégation des tâches pour une série d'opérations et/ou période de temps limitée)
*Comparaison membres prévus (25) et membres inscrits (30) à l'heure actuelle.

3/ Point projets
*Listing des projets en cours/prévus : tournoi 40k, tournoi Warmachines, journées décors.

1/Résumé des objectifs de l'association et des récents changements relatifs aux statuts et au règlement intérieur.

2/ Rappel sur les nouvelles fiches d'inscriptions et sur les modalités de procuration.

3/ Bilan rapide de l'action du premier quadrimestre :
- Volonté exprimée d'apaiser les quelques motifs de tensions ressentis
- Réponse aux questions et incompréhensions posées

4/ Vote concernant l'adoption des nouveaux statuts : 16 Oui/6 Non
Fish -> Seb "Robbie" Vote NON. (Nul car non-inscrit)
Crilest -> Samuss. Vote OUI.
Kenozan -> GhuyNayss. Vote blanc/OUI.
Waterbomber -> GhuyNayss. Vote OUI.

Compte rendu de la réunion CA :

- Concernant la salle Vasarely et les sessions du vendredi, il s'est avéré que l'utilisation qui en est faite est très faible, seuls les 4 ou 5 mêmes personnes sont présentes et certaines sessions ne sont même plus assurées par manque de membres présents. Proposition a été faite puis acceptée de contacter la mairie afin de l'informer que nous préférons retirer notre participation hebdomadaire et laisser la place à une éventuelle autre association qui en aurait l'utilité tout en précisant notre volonté de pouvoir réserver la salle de manière ponctuelle si besoin.

- Rappel a été fait sur la trésorerie ainsi que sur la mise à jour de ces dernières semaines. Etant donné le peu de semaines/session qu'il reste avant l'AG de fin d'année, décision a été votée de ne pas procéder à l'élection d'un nouveau trésorier et que le reste du bureau continuera à se partager la tâche jusqu'à la fin de l'année malgré les deux candidatures qui ont été faites. Il a d'ailleurs été rappelé aux membres actuels du CA qu'ils étaient automatiquement candidats à leur succession au CA sauf en cas de mention contraire.

- Aucun remplacement ni rajout de membre ne sera fait au niveau du CA, pour les mêmes raisons qu'évoquées dans le point précédent.

- Toujours à propos de la trésorerie, il a été confirmé qu'un chèque a été perdu avant la remise à plat de la comptabilité effectué par Kevin Bertholom, Frédéric Joulia et Guilhem Itié.
Il a été constaté que cette information était connue de l'émetteur du chèque qui en avait été informé mais que le CA n'avait pas été informé du problème.
Le fichier des inscriptions n'était par conséquent pas à jour mais l'a été en préparation de la réunion du CA.

- Il a été également été mentionné que la procédure de mise à jour des procurations n'a pas été finalisée car la CNI de l'ancien trésorier n'a pas été transmise à la Banque Postale
Ce point n'est pas bloquant car aucun contrôle n'a jamais été fait par la banque compte tenu de la très faible valeur des chèques faits.
Il a également été constaté tout au long de l'année que l'encaissement des chèques de cotisation s'est toujours fait sans aucun problème contrairement à ce qui avait été évoqué/craint.
Pour info, les signatures connues à ce jour par la banque sont celles de Guilhem Itié et Frédéric Joulia.

- Suite au tournoi 40k qui a été organisé courant Mars, il est ressorti de cette journée qu'il était nécessaire de mettre plus en valeur la buvette et surtout de prévoir un fond de caisse prévu à l'avance pour pouvoir estimer avec précision les gains à ce niveau sur la durée du tournoi. En conséquence, un suivi un peu plus appuyé de la buvette devra être mis en place.

- Toujours concernant la buvette mais cette fois lors des sessions, il a été décidé unanimement et suite au rangement/soucis avec les possessions de l'assoc, que désormais les responsables de session qui doivent le matin sortir les tables, sortiront de quoi avoir de dispo 5 canettes et 5 grignotages à chaque créneau afin de permettre aux gens de consommer sans pour autant que toute la buvette soit accessible. Cela va dans la continuité des mesures prises ces dernières semaines : le box, l'armoire qui est dedans ainsi que l'armoire de droite de la petite salle devront rester fermées, ces dernières ne contenant aucun matériel pouvant/devant être utilisé lors des sessions normales.

- Une remarque a été faite par les responsables de session qui en ont plus qu'assez de devoir passer à chaque session derrière les gens pour ranger que ce soit les tables, les décors, les chaises ou même parfois des restes de Quick.
En conséquence de quoi, il a été unanimement décidé qu'à la fin de chaque partie/créneau, les tables pliables, décors et tout ce qui a été sorti (même par un autre comme l'installation des tables le matin) devra être rangé sauf si le/les joueur(s) suivant indiquent qu'ils souhaitent utiliser le matériel (Les réservations via le forum ne comptent pas, un ou plusieurs participant à la partie prévue ayant toujours la possibilité d'avoir un empêchement).

- Il a été souhaité que la communication de l'assoc, notamment en ce qui concerne les jeux hors-GW soit poussée en avant, notamment via les forums des jeux en question : bureau-aegis pour Infinity, etc...

- Toujours concernant les jeux hors-GW, des journées à thème seront prévues l'année prochaine, en accord avec les référents des jeux en question. Ceci amènerait dans l'idéal à la participation à des campagnes/"CDA" ou assimilés sur les forums en question ou même à la mise en place de tels événements au sein d'Alesia.

- Conscient de la demande qui est faite depuis 2 ans sur la volonté de posséder des décors bloquants des lignes de vue, devant l'opportunité d'une brocante geek sur Lyon, un budget de 50€ a été alloué à Kerian afin de procéder à des achats de ce qu'il jugera adapté pour remplir cette fonction sous réserve de sa présence à l'évènement. Il a été aussi évoqué l'intérêt des brocantes, magasins de jouets et autres braderies pour trouver ce type de décors.

- Les achats potentiels à faire "ASAP" seront essentiellement liés aux tables pliantes avec une limite maximum de 4.

- Devant le cas qui est apparu plusieurs fois ces derniers mois, lors d'une commande faite par l'assoc et pour l'assoc, aucun ajout à titre personnel pour qui que ce soit ne pourra être fait.
L'association ne doit et ne peut en aucun cas faire office de "banque" et ceci pour éviter le syndrome "je paierai la prochaine fois". Un achat, quel qu'il soit, effectué à l'assoc doit être réglé sur le champ ou reporté, peu importe la personne.

1/ Discussions sur le Règlement Intérieur :
- Acceptation à l'unanimité de la nouvelle version.
- Projet de modification à entériner avant le 31/05/2015

2/ Vote à l'unanimité pour un rappel à l'ordre de Christophe "Fish" concernant son inscription et la remise de la fiche d'adhésion avec néanmoins acceptation de sa candidature au CA de l'année 2015-2016.

3/ Vote à l'unanimité pour un rappel à l'ordre de Aurélien "Xafian" sur son manque de rigueur à propos de la tenue de la trésorerie lors de son exercice en tant que trésorier pour l'année 2014-2015.

4/ Vote à l'unanimité moins 1 personne pour une exclusion temporaire (locaux associatifs + forum) de Sebastien "Seb Robbie" au motif d'un problème de comportement portant atteinte à l'association ainsi qu'à ses membres tant sur le forum que dans les locaux, problème ayant de plus fait l'objet d'un retour de la mairie. Cette exclusion prendra effet le 1 juin et durera jusqu'à la fin de l'année associative 2014-2015.
Nathan "Aenarel" s'est prononcé contre cette exclusion, demandant un simple rappel à l'ordre.
Le CA a décidé à l'unanimité de permettre à Sebastien "Seb Robbie" de maintenir sa candidature au CA pour l'année 2015-2016 ainsi que de conserver son droit de vote pour l'Assemblée Générale Ordinaire de 2014-2015 mais par procuration uniquement.
Celui-ci sera autorisé à faire parvenir une éventuelle liste de questions et/ou de remarques à l'un des membres du CA de son choix afin que ces dernières soient évoquées lors de l'AG.
Le CA a voté à l'unanimité la mise en place d'une période probatoire pour Sebastien "Seb Robbie" qui commencera dès le début de l'année associative 2015-2016 et durera tout le temps du premier trimestre de cotisation, comme indiqué dans le Règlement Intérieur.

A l'issue de la réunion, le Président indique qu'il ne se représentera pas à son poste mais sera néanmoins candidat au CA.

Présents :
Mickaël « Wulfkrieg » (Président)
Eric « Arhnayel » (Trésorier)
Kevin « Kerian » (Secrétaire)
Thomas « Shadocks »
Jacques « Sargeroth » (Vice-Président)
Michel « Grenadier » (Trésorier adjoint)

Absents :
Luc « Lukyluke »
Anne « Dame du lac » (Secrétaire adjointe)


1/ Propositions de modifications des statuts.
Les propositions de modifications des statuts ont été validée à l'unanimité par le CA.

2/ Propositions de modifications du RI.
Les propositions de modifications du RI ont été validée à l'unanimité par le CA.

3/ Convocation d'une AGE.
Il a été proposé et validé à l'unanimité la convocation d'une AGE pour soumettre aux membres de l'association les modifications des statuts.

1/ Explications des nouveaux statuts en réponse aux questions des membres.

2/ Vote sur l'acceptation par OUI ou par NON des nouveaux statuts.
Le président a renoncé à utiliser les procurations des personnes absentes qui ne se sont pas manifestées.
Résultats du vote :
2 votes contre
14 votes pour

3/ Rappel des points modifiés dans le nouveau RI.

Il en ressort que :

1/ Vote à l'unanimité pour un rappel à l’ordre sous la forme d'un avertissement de Olivier « Kielran » Guerrier au motif d’un problème de comportement (diffamation) portant atteinte à l’association ainsi qu’à ses membres.

2/ Vote à la majorité pour un rappel à l’ordre sous la forme d'un avertissement de Jacob « Rippounet » Maillet au motif d'une problème de comportement (diffamation) pourtant atteinte à l'association ainsi qu'à ses membres.

Début de la séance : 10h00

1/ Bilan de l'année - Aspect activités
- Tournoi Infinity
Bilan positif en terme de retours de joueurs (y compris de l'étranger) en direct le jour J et par forum..
~200€ de bénéfice pour aucune dépense.
Proposition par Wulfkrieg de rédiger un article pour l'envoyer à la mairie et viser une publication dans le journal d'Antony de cet été.

2/ Bilan de l'année - Fonctionnement interne
- 4 personnes se sont inscrites après leurs 2 sessions d'essai et ne sont venues qu'une seule fois.
- Une politique de recrutement va être mise en place afin de privilégier des membres investis et motivés.
- Une volonté unanime de développer la visibilité du club a été exprimée, mais de façon raisonnée et ciblée.
- Demande de la salle en semaine (soirée) : rappel a été fait concernant la salle Vasarely et l'absence de lieu de stockage.
Les salles de l'espace Vasarely ne sont pas adaptées pour les jeux pratiqués par ALESIA (pas de stockage possible donc les joueurs doivent tout apporter/remporter, le créneau horaire est limité - 20h-22h30 -, salle petite... on ne peut jouer qu'à des jeux de plateaux ou sur petits formats, comme Deadzone/Vanguard) et la salle avait été demandée, très rarement utilisée (3-5 fois sur l'année) et rendue avec les explications ci-dessus, donc une nouvelle demande risque d'être mal perçue.
- Rappel + échange sur le changement des statuts en cours d'année via une AGE.
- Arrivée de Jacob "rippounet" MAILLET (10h30).
- Il a été envisagé la vente d'une partie des décors en prévision d'un éventuel déménagement de l'association (lié à la démolition du centre André Malraux) pour faciliter l'éventuel stockage par les membres de l'association.
De plus, l'argent dégagé serait réinvesti dans des tapis en mousse, plus facilement transportables.
- Il a été indiqué que le bureau de l'année 2019-2020 aurait a prévoir et gérer la relocalisation de l'association pour lui permettre de poursuivre son activité.

3/ Bilan financier
- 1143.25€ en début d'année
- 1768.40€ en fin d'année
- La majorité des recettes proviennent des cotisations des membres ainsi que du tournoi Infinity.
- Plusieurs achats ont été réalisés cette année : 1 micro-ondes ainsi que des produits d'entretien + des décors pour Deadzone.

4/ Questions sur le bilan
Aucune
Vote sur le bilan moral : validé à l'unanimité
Vote sur le bilan financier : validé à l'unanimité

5/ Propositions pour l'année 2019/2020
- Maintien de la proposition d'achat d'une boite de jeu (proposition similaire à l'année dernière).
- Propositions d'événements ouverts à l'externe : tournoi SAGA (Marduck), journée portes-ouvertes.
- Souhait de réaménagement du forum (ouverture de certaines sections, remise à plat du référencement et refonte des droits d'accès).
- Vérification et modifications des liens sur différents forums et/ou sites qui renvoient vers une autre association.
- Proposition de créer un compte "Association ALESIA" pour gérer la communication et qu'ainsi celle-ci ne soit plus dépendante d'un membre.

6/ Vote pour l'élection des membres du CA/bureau
Les candidatures annoncées le jour même ont été acceptées et le CA a été augmenté à 10 membres plutôt que 8, afin que chaque candidat participe au développement de l'association. Aucun membre présent lors de l'AG ne s'est opposé à cette légère entorse aux statuts de l'association.
Trois personnes se sont proposées : De_Cypher, Kerian et rippounet.

Résultats :
Shadocks : 17 votes
Arhnayel : 16 votes
Dame du Lac : 16 votes
Lukyluke_147 : 16 votes
Wulfkrieg : 16 votes
Sargeroth : 15 votes
De_Cypher : 15 votes
Grenadier 91 : 15 votes
Kerian : 12 votes
Rippounet : 11 votes

Election des membres du bureau :
Président : Wulfkrieg
Vice-Président : Sargeroth
Trésorier : Arhnayel
Trésorier adjoint : Grenadier 91
Secrétaire : Dame du Lac
Secrétaire adjoint : Kerian

Séance levée à 12h00.